Kako smo od „excel organizacije“ postali organizacija koja sve svoje ključne procese, dokumente i mjerljive pokazatelje vodi u jednom jednostavnom softveru.

Naša priča

PJR je 2016. godine imao oko 15 zaposlenika. Išlo nam je uzlaznom putanjom, počeli smo redovno rasti svake godine za 4 do 5 novih zaposlenika. Organizacija se zbog rasta počela dijeliti u odjele, timovi na pojedinim ugovorima bili su u beskrajnom broju kombinacija, a sve veći broj projekata dobivao je miksani tim ljudi koji će ga izvesti. Značajno se uvećavao broj klijenata (time i ponuda i ugovora), prodaju je počelo raditi više osoba, ponude je počelo izdavati više ljudi, a sveukupno je poslovanje  postajalo sve kompleksnije.

Da bismo nastavili biti uspješni, nije više bilo dovoljno isporučiti kvalitetnu uslugu, nego smo brzo shvatili da je interno jednako tako važno upravljati rokovima, obuhvatom zadataka, sati rada, internim kontrolama kvalitete. Udvostručenjem broja ugovora postalo je bitno procijeniti adekvatne ljudske resurse za isporuku usluga i mjeriti profitabilnost pojedinog ugovora, skupine vrsta usluga i uspjeh u cjelini.

Iz  osobnog iskustva možemo potvrditi da je naročito teško upravljati projektnom organizacijom. Zapravo se nemoguće snaći u tome tko što radi, kada i koliko, ukoliko nema nekog softvera u kojemu se to jednostavno i prati.

Ključna odluka u tom trenutku bila je da sami sebi pomognemo. U malim je firmama uvijek teško odlučiti uložiti, ali ta odluka da nabavimo neki softver koji će nam pomoći da se bolje organiziramo bila je ključna u razvoju cijele firme i jedna od najvažnijih odluka u 11 godina poslovanja.

Ona nije teška samo zato jer je vezana uz određeno ulaganje novčanih sredstava, teško je odlučiti i uložiti vrijeme svojih ljudi u analizu poslovanja, odlučivanje što je biznisu važno, koje stvari zaista želite pratiti. I nekako je lakše držati glavu u pijesku: “Pa ide nam dobro, zašto sad nešto analizirati?”, “Ako je dobro ne diraj.” Iako podsvjesno znate da može bolje i da iz dana u dan samo radite sve više i više, a sve je više i komplikacija, iznimaka, problema…

Neki od najuspješnijih ljudi na svijetu znaju reći da uspjeh duguju onim trenucima u kojima su odlučili raditi ono što drugi nisu htjeli. Ono što je teško. E pa najteži je taj prvi korak. Sve nakon toga otvara vidike, shvaćate iz dana u dan da ste donijeli pravu odluku.

Kako je taj proces, nakon odluke da se digitaliziramo, išao? Koliko smo god stigli uz druge poslove, 6 mjeseci smo se bavili time da analiziramo svoje poslovanje, skupimo desetke „excelica“ u kojima smo vodili bitne popise, odlučimo što nam je bitno, tko što radi, kako da vodimo stvari, kako želimo pretraživati podatke i dokumente i koji su nam agregirani podaci zaista bitni. Njih smo pretvorili u izvještaje. Na primjer, bitno nam je pratiti intenzitet otvaranja novih poslovnih prilika, imati uvid u to tko je koliko uspješan u prodaji usluga, tko na kojem projektu što radi, koliko se radi s klijentima, a koliko na općim poslovima, kolika je profitabilnost projekata, zauzetost ljudi u narednom razdoblju i kapacitet za nove poslove, plan prihoda od ugovorenih poslova na mjesečnoj osnovi….

Danas sve to imamo i koristimo već godinama. Ne bismo znali “tko nam glavu nosi” da nismo pravodobno osmislili i naručili izradu alata za upravljanje. Važno je prepoznati taj trenutak, nazovimo ga – zadnji trenutak nakon kojega kreću gubici vremena i novca radi neorganiziranosti. Stvar je percepcije i ega. Naime, lako je reći da se nema novca jer nešto košta novih „100 novaca“ ulaganja, a teško je iskreno zbrojiti gubitke sredstava i vremena koji odlaze na plaćanje zaposlenicima za suvišne administrativne poslove, na propuštene prilike i izgubljene klijente zbog te iste neorganiziranosti i, povrh svega, gubitak živaca i kvalitetnih zaposlenika koji obično napuštaju kaotične poslodavce.

Kao zadovoljni korisnici softvera i iskreni zagovarači unaprjeđenja organizacije poslovanja, u 2020.g. odlučili smo i drugima početi pomagati da se analiziraju, digitaliziraju i uvođenjem softvera pospješe svoje poslovanje. Alat koji imamo je jednostavan za korištenje, fokusiran na bitno, lako prilagodljiv drugim organizacijama i povoljan. Nadamo se da ćemo  našim iskustvom uspjeti inspirirati i druge da sebi pomognu. Svi koji ste sebe prepoznali u našoj priči – javite nam se za besplatan savjet.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Najnoviji članci iz iste kategorije

InvestEU

InvestEU novi je program Europske Unije za razdoblje 2021.-2027. koji za cilj ima objediniti trenutačno dostupne financijske instrumente 2014.- 2020. i proširiti primjenu modela Plana

Pročitajte više »