Izvješćivanje u projektu

Promjene koje donosi novi PRAG 2013 na području izvješćivanja korisnika bespovratnih sredstava programa IPA nastoje staviti rezultate samog projekta u prvi plan odnosno postići usmjerenost na sam projekt.

Provedba projekta prati se na godišnjoj razini, odnosno u razdobljima od 12 mjeseci kao što je bio slučaj i prije. Po završetku projekta predaje se finalno izviješće koje obuhvaća cjelokupno provedbeno razdoblje projekta. Pojedina ugovorna tijela imala su praksu i češćeg izvješćivanja na mjesečnoj ili kvartalnoj razini, no to je bila njihova odluka koja nije propisana samim PRAG-om.

Narativno među-izvješće i finalno izvješće

Dokumenti izvješća jasnije su strukturirani u odnosu na prijašnje verzije, no promjene su na tom dijelu kozmetičke prirode. Značajna promjena koju nova verzija PRAG-a donosi je nova terminologija vezana uz prijavitelje, a koja se odražava i u dokumentima narativnih izvješća. Akteri projekta nisu više prijavitelj i partneri već prijavitelj (eng. Applicant) i suprijavitelji (eng. Co-applicants) te je uvedena kategorija povezanih subjekata (eng. Affiliated entities). Koordinator (eng. Coordinator) je postao prijavitelj koji djeluje u ime suprijavitelja na temelju mandata (eng. Mandate for the Coordinator) kojeg su potpisali svi suprijavitelji.

U novoj verziji dokumenta izvješća potrebno je sada navesti i indikatore specifičnih ciljeva te stupanj njihova ostvarenja, ukoliko je taj podatak dostupan u navedenom razdoblju provedbe projekta. Naglasak je na samom projektu i njegovim specifičnim indikatorima. Specifično naglasak je stavljen na rezultate koji su u prvom planu što se potencira kroz sve izmjene PRAG obrazaca. U svakom među-izvješću potrebno je navesti sve rezultate i napisati u kojoj su fazi napredovanja sukladno korespondirajućim indikatorima te koje su aktivnosti provedene tijekom navedenog izvještajnog razdoblja. Dan je primjer strukture navođenja rezultata, indikatora i aktivnosti kako bi se osigurala konzistentnost svih obrazaca.

U odnosu na prošlu verziju obrazaca izvješća gdje je trebalo navesti sve ugovore iznad 10.000,00 EUR u novoj verziji potrebno je navesti samo ugovore iznad 60.000,00 EUR s traženim podacima. To je posljedica promjene pragova u procedurama javnih nabava koja se reflektirala i na obrasce izviješća. Novost je i da ukoliko tijekom izvještajnog razdoblje dođe do promjena koje utječu na sadržaj inicijalno definirane logičke matrice one se moraju evidentirati, tj. potrebno je predati revidiranu logičku matricu projekta s jasno naznačenim izmjenama.

U obrascu finalnog izvješća sad je potrebno opisati ne samo što su organizacija koja provodi projekt i njezini partneri naučili tijekom provedbe projekta i kako je to znanje iskorišteno i preneseno dalje, već je to potrebno navesti i za sve ostale subjekte koji su na bilo koji način bili uključeni u projekt.

Nova verzija finalnog izvješća traži da se navede lokacija gdje je sva projektna dokumentacija pohranjena (uključujući računovodstvenu dokumentaciju i potporne dokumente) i to za svakog korisnika i povezanog subjekta koji ima budžetiran trošak u sklopu projektnog proračuna. To bi moglo predstavljati problem na projektima sa više partnera i povezanih subjekata te je nešto na što bi se trebala obratiti pažnja na samom početku provedbe projekta. Uspostavom sustava upravljanja projektnom dokumentacijom koji bi jasno definirao način slaganja i pohrane dokumentacije moglo bi se preventivno djelovati i spriječiti probleme koji mogu nastati u slučajevima kontrole, a posebice nakon završetka projekta.

Financijsko među-izvješće i finalno izviješće

Velika promjena u dijelu financijskog izviješća odnosi se na obračun tečaja. Naime sukladno novim PRAG obrascima pri sklapanju ugovora i isplati sredstava na račun korisnika, tečaj po kojemu je euro vrijednost ugovora promijenjena u kune se koristi kao tečaj po kojem će se izvještavati tokom cijelog projekta. Za trošenja u kunama dakle ne nastaju više tečajne razlike niti se sukladno tome tečaj više pojavljuje u financijskom izvještaju. Stoga u obrascu izvještaja nije predviđeno polje/kolone za tečaj i unos troškova nastalih u nacionalnoj valuti već se sve vrijednosti unose odmah u eurima. U slučaju izdataka u drugoj valuti, za preračun se koristi mjesečni InforEuro tečaj na dan plaćanja troška.

Više unutar financijskog izvješća nije potrebno iskazivati podatke o kamatama na bankovnom računu te su ta polja izbačena iz obrasca. U novoj verziji dodana su polja u koja je potrebno navesti plaćanja koja su veća od 500,00 eura, a koja još nisu provedena do datuma predaje finalnog izvještaja s objašnjenjem zašto je tome tako.

Unutar finalnog izvješća dodana je izjava kojom se korisnik obvezuje refundirati EU sve iznose za koje nema dokaze o plaćanju do datuma dospijeća, ukoliko za to ne postoji opravdano objašnjenje. Sada je potrebno potpisati i pečatirati financijsko izvješće što nije bio slučaj u prošloj verziji obrasca izviješća.

Revizorsko izvješće

Nova verzija PRAG-a donijela je izmjene i u dijelu revizorskog izvješća. Nova terminologija vezana uz aktere projekta uključena je i u ovaj obrazac. Koordinator (eng. Coordinator) je subjekt koji potpisuje ugovor s revizorom, dok je prije subjekt bio definiran pojmom korisnik (eng. Beneficiary). Pojam korisnik (eng. Beneficiary) sada označava sve korisnike akcije, uključujući i koordinatora. Ako je samo jedan korisnik, on je ujedno i koordinator. Gdje je primjenjivo, pod korisnik se podrazumijeva i povezano društvo. U sklopu izvješća potrebno je navesti sve korisnike akcije/projekta, dakle informacije o koordinatoru, svim korisnicima uključujući i informacije o povezanim subjektima.

Pojam revizor se prema novom PRAG-u veže uz fizičke osobe koje provode reviziju projekta te se ne navodi revizorska kuća kao u prošloj verziji PRAG-a. Troškovi koji se navode u izvješću su samo oni koji su odobreni, odnosno prihvatljivi ugovorom projekta.

Odgovornosti, odnosno zadaci revizora su prošireni te oni uključuju i potvrdu/provjeru broja korisnika grant ugovora i povezanih društava. Cilj je ovog zadatka da revizora uputi u bolje razumijevanje odgovornosti korisnika za izvješćivanje te da mu omogući pristup dokumentaciji i uključenom osoblju. Revizora se upućuje na PRAG koji pruža najvažnije informacije o grant ugovorima. Pritom je naglašeno da se primjenjuje ona verzija PRAG-a koja je bila navedena u pozivu za dostavu projektnih prijedloga, a koja je i bila podloga za dijelove potpisanog grant ugovora.

Naglašava se da financijski izvještaj treba pokrivati prihvatljive troškove projekta umjesto prijašnje formulacije pokrivanja projekta u cjelini. Pritom dokazi o transferu opreme, vozila i roba u iznosu iznad 5.000,00 eura trebaju biti priloženi izvješću zajedno s korespondirajućim certifikatima o porijeklu opreme. Novost je da za sve stvari koje su kupljene (vrijednosti i ispod 5.000,00 eura) mora postojati dokaz gdje se nalaze, ali se isti ne mora dostavljati ugovornom tijelu. Budući više unutar financijskog izviješća projekta nije potrebno iskazivati podatke o kamatama na bankovnom računu ti zahtjevi su izbačeni i iz revizorskog izviješća.

Prosječni InforEuro tečaj za pojedino izvještajno razdoblje koji se do sada primjenjivao za izvještavanje se više ne koristiti. Financijski izvještaji će se podnositi sukladno tečaju naznačenom u specijalnim uvjetima ugovora, a u skladu s računovodstvenim legislativama i standardima korisnika. Tečaj po kojem ugovorno tijelo isplati sredstava na račun korisnika, odnosno tečaj po kojemu je euro promijenjen u kune koristi se kao tečaj po kojem će se izvještavati tokom projekta.

Revizor sada utvrđuje prihvatljivost troškova svih korisnika (uključujući koordinatora) i njihovih povezanih društava, ukoliko postoje na projektu. U fazi finalnog izvještaja troškovi koji su nastali, a nisu još plaćeni, mogu se smatrati prihvatljivim, ukoliko postoje određeni preduvjeti:

  • postoji narudžbenica/račun;
  • poznat je stvarni trošak;
  • trošak je prikazan u finalnom financijskom izvještaju (uz naznačen datum plaćanja).

Ukoliko su korištene pojednostavljene troškovne opcije, revizor treba provjeriti:

  • koje su opcije korištene i jesu li one u skladu s ugovorom;
  • ugovorene iznose;
  • koje kvalitativne/kvantitativne informacije su korištene za dokazivanje troškova i jesu li one realne/potrebne;
  • da nije premašen dopušteni maksimum svakog troška;
  • da nije došlo do dvostrukog financiranja u odnosu na druge direktne troškove;
  • da su ispravno prikazani ukupni troškovi.

Pri tome se daje napomena da revizor nije dužan provjeriti stvarno nastale troškove na kojima su temeljene pojednostavljene troškovne opcije.

Novim PRAG-om obveza je revizora postala i da utvrdi jesu li troškovi u skladu sa zakonom (npr. porezi, socijalno osiguranje i sl.). Revizor treba utvrditi da poreze koji su dio direktnih troškova korisnik ne može nadoknaditi/vratiti. Termin administrativni troškovi zamijenjen je terminom indirektni troškovi te maksimalan iznos ovih troškova može biti maksimalno 7% prihvatljivih troškova ili iznos koji je definiran u članku 3. posebnih uvjeta grant ugovora.

Doprinosi u naravi su detaljnije pojašnjeni. Oni nisu prihvatljivi kao troškovi te ako postoje prikazuju se zasebno u proračunu. Mogu biti prihvaćeni kao sufinanciranje, što mora biti eksplicitno navedeno u članku 7.1. grant ugovora. Revizor pritom utvrđuje postoji li takvo sufinanciranje te je li ispravno navedeno u financijskom izvješću. Svi dokumenti koji dokazuju trošak revizoru moraju biti dostupni i u elektronskoj verziji.
Struktura revizorskog izvješća je izmijenjena u dijelu procedura za potvrđivanje odabranih troškova umjesto kojih sada postoje dva aneksa: financijski izvještaj grant ugovora i opis posla za reviziju projekta, odnosno verifikaciju troškova.

[wpfilebase tag=file id=25 tpl=simple /]

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Najnoviji članci iz iste kategorije

InvestEU

InvestEU novi je program Europske Unije za razdoblje 2021.-2027. koji za cilj ima objediniti trenutačno dostupne financijske instrumente 2014.- 2020. i proširiti primjenu modela Plana

Pročitajte više »