Osnove izrade tehničkih specifikacija
Ključna misao prilikom izrade tehničkih specifikacija za potrebe sekundarnih natječaja nabave robe, opreme ili za izvođenje radova u okviru grant ugovora mora biti da taj ključni dokument ne treba izraditi kvalitetno samo radi kvalitetne i učinkovite provedbe nabave, već i zbog toga da se osigura kvalitetna natječajna procedura koja će zadovoljavati sve tražene kriterije i omogućiti ravnopravno natjecanje svim (pozvanim) kandidatima.
Tehničke specifikacije moraju sadržavati sve bitne stavke i informacije koje su ponuditeljima potrebne kako bi izradili svoju ponudu: koje procedure slijediti, koje dokumente dostaviti, u kojim će slučajevima njihove ponude biti neprihvatljive, obavijestiti o kriterijima dodjele itd. Tehničke specifikacije moraju omogućiti jednak pristup kandidatima i ponuditeljima te ne smiju stvarati neopravdane prepreke ravnopravnom natjecanju. One definiraju karakteristike traženih proizvoda, usluga ili materijala i radova s obzirom na ciljeve natječaja.
Navedene karakteristike uključuju:
- a) razine kvalitete;
- b) karakteristike vezane uz energiju i okoliš;
- c) tamo gdje je to moguće, pristupne kriterije za osobe s posebnim potrebama;
- d) razine i procedure za zadovoljenje kriterija;
- e) karakteristike ugradnje, instalacije i korištenja;
- f) razine sigurnosti i dimenzije; za nabavu opreme upute za upotrebu, a za sve nabave ili radove, terminologiju, simbole, testiranje i metode testiranja, pakiranje i označavanje, metode proizvodnje i metode;
- g) procedure koje se odnose na standarde i osiguranje kvalitete te pravila vezana uz dizajn i cijene, testiranje, provjere i uvjete prihvata za opremu i radove, te metode ili tehnike izgradnje i svih drugih tehničkih uvjeta koje korisnik bespovratnih sredstava, kao ugovorno tijelo, može tražiti u okviru općih i posebnih regulativa u odnosu na obavljene radove i materijal i/ili dijelove koji su ugrađeni.
Korisnik bespovratnih sredstava u ulozi ugovornog tijela odgovoran je za izradu tehničkih specifikacija i dodatnih dokumenata. S obzirom na tehničku složenost opreme ili radova koji se provode, izrada natječajne dokumentacije, a posebno tehničkih specifikacija, može biti povjerena vanjskim stručnjacima, koji nisu zaposlenici institucije korisnika bespovratnih sredstava. Sve osobe koje sudjeluju u pripremi spomenutih dokumenata obvezne su potpisati deklaraciju o objektivnosti i povjerljivosti.
Posebnu je pozornost potrebno posvetiti tehničkim specifikacijama u okviru izvođenja radova, s obzirom na to da one moraju definirati prirodu i izvedbene karakteristike radova koji trebaju biti provedeni. Također, kod svih vrsta ugovora gdje je potrebno, definiraju uvjete dostave i izvršenja, instalaciju, trening i post-prodajne usluge.
Ključno je da tražene izvedbene karakteristike odgovaraju namijeni. Stoga je, ukoliko je potrebno, moguće organizirati informacijski sastanak ili posjet mjestu izvođenja radova kako bi se razjasnili tehnički zahtjevi na mjestu izvedbe. Informacija o sastancima ili posjetu potencijalnim se prijaviteljima daje unaprijed u natječajnoj dokumentaciji.
Svrha tehničkih specifikacija je precizno definirati traženu opremu ili radove. Minimalni standardi kvalitete, kako ih definiraju tehničke specifikacije, omogućuju odboru za ocjenjivanje ponuda procjenu tehničke prihvatljivosti ponuda.
Osim ako je to iznimno opravdano prirodom natječaja, tehničke specifikacije ne smiju spominjati ili opisivati specifičan proizvod ili proizvođača (brand name), s obzirom da ga na taj način favoriziraju ili ograničavaju ravnopravno natjecanje. Iznimno je moguće imenovati proizvod, ako ga ni na koji drugi način nije moguće opisati dovoljno jasno. U tom slučaju kraj naziva moraju stajati riječi „ili drugi odgovarajući“ ili „ili ekvivalentan“.
Natječajna dokumentacija mora jasno izraziti traži li se fiksna cijena ili su dozvoljeni popusti i pod kojim uvjetima. U posebnim se uvjetima (pogotovo u okviru natječaja izvođenja radova) može dozvoliti revizija ponuđenih cijena.
[wpfilebase tag=file id=9 tpl=simple /]
