Prema Pravilniku za pripremu i provedbu projekta izdanog od Ministarstva regionalnog razvoja i fondova Europske unije za strukturne fondove, korisnici će se susresti s tri faze uvjeta pri prijavi i provedbi projekta.
- Zahtjevi za pred-provedbenu fazu
- Revizorsko izvješće – koje se tiče provjere projektnog izdatka, načelno nije obavezno. Ipak, ovisno o složenosti mjere ili pojedinog projekta, ono se može zatražiti, a tada će se to regulirati u Uputama za prijavitelje.
- Projektni zahtjevi u vidu specifičnih uvjeta i popratne dokumentacije biti će definirati za svaki Poziv na dostavu prijedloga. Svi prijatelji biti će obavezni ispuniti Prijavni obrazac za projekt dio A (Prilog 04) te, ako je tako istaknuto u Uputama za prijavitelje, i Prijavni obrazac za dio B. Oba dokumenta će se kasnije objediniti te sa svom popratnom dokumentacijom činiti kompletnu prijavu.
- Uvjeti ugovora – po završetku procesa odabira, uspješni prijavitelji će potpisati Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava na koji će se primjenjivati Opći uvjeti koji se primjenjuju na projekte financirane iz strukturnih fondova i Kohezijskog fonda EU u okviru programa, a predstavljaju standardiziranu skupinu uvjeta koji se primjenjuju na sve korisnike bespovratnih sredstava. Dio Ugovora će također biti i Posebni uvjeti u kojima će se definirati specifičnosti pojedinog Poziva za dostavu projektnih prijedloga.
- Zahtjevi za fazu provedbe
- Zahtjev za predujam – sve mogućnosti i uvjeti korištenja predujma biti će definirani u Ugovoru o dodijeli bespovratnih sredstava. U slučaju isplate predujma, Korisnik mora pripremiti Zahtjev za plaćanje predujma (Prilog 07), te ga s popratnom dokumentacijom poslati svojem Posredničkom tijelu.
- Zahtjev za nadoknadom sredstava jednak je za sve fondove i vrste projekata te se ga označava brojevima prema redoslijedu slanja. Modalitet slanja definiran je u Ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava. Priprema ga Korisnik ispunjavajući obrazac Zahtjev za nadoknadom sredstava (Prilog 08). Zahtjev se podnosi temeljem:
- potraživanja nadoknade/plaćanja za ostvarene (i/ili plaćene) prihvatljive projektne troškove;
- izvještavanja o napretku provedbe projektnih aktivnosti i isporučevinama;
- izvještavanja o postizanju rezultata i pokazateljima neposrednih rezultata
- prognoziranja izdataka koji će se dalje potraživati.
- Plan zahtjeva za nadoknadom sredstava služi kako bi se moglo prognozirati iznose plaćanja i planirati korištenja sredstava. Utvrđuje se i usuglašava po potpisivanju Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava, čime se određuje vremenski tijek i iznosi planiranih Zahtjeva za nadoknadom sredstava.
- Izvješća o provedbi povezana su sa slanjem Zahtjeva za nadoknadom sredstava. U njima Korisnik pruža informacije o napretku provedbe projekta, otprilike svaka 3 mjeseca (svi rokovi dostave izvješća definiraju se u Ugovoru). Po završetku provedbenog razdoblja, Korisnik je dužan pripremiti Završno izvješće o provedbi projekta popunjavanjem obrasca Završnog izvješća o provedbi (Prilog 09) te ga dostavlja zajedno sa Završnim zahtjevom za nadoknadu sredstava. Pri provedbi ESF projekata, od Korisnika se može tražiti popunjavanje dodatnih izvješća o sudionicima projekta.
- Provjera primjerenosti dokumentacijskih dokaza i revizijskog traga – definirano je što se podrazumijeva da svaki projekt mora osigurati kako bi se omogućila provjera trošenja sredstava te koju svu poratnu dokumentaciju Korisnik mora čuvati kako bi ispunio zahtjeve revizijskog traga (npr. original Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava, preslike Zahtjeva za nadoknadom sredstava, originale popratnih dokumenata koji dokazuju prihvatljivost ostvarenih, plaćenih i potraživanih projektnih izdataka, itd.)
- Zahtjevi za fazu nakon provedbe
3.1 Izvještavanje nakon provedbe projekta – po završetku projekta, Korisnik je dužan pripremiti Izvješće nakon provedbe popunjavanjem obrasca Izvješća nakon provedbe projekta (Prilog 10). Učestalost i zahtjevi za podnošenje Izvješća jasno se utvrđuju u Ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava. Korisnikova je obaveza podnositi izvješća 5 godina nakon završetka projekta, kako bi se:
- Vršio nadzor nad trajnosti operacija 5 godina nakon njihova završetka
- Prikupile informacije o praćenju i evaluaciji postignuća pokazatelja neposrednih rezultata i rezultata;
- Spriječilo prekomjerno financiranje praćenjem prihoda, i možda učinile korekcije prije zatvaranja operativnog programa
- Osigurala provedba zahtjeva za revizijski trag i dostupnost dokumentiranog dokaza.
[wpfilebase tag=file id=6 tpl=simple /]
