U izradi proračuna projekta moguće je napraviti niz pogreški od kojih su neke manje važne jer ne utječu uvelike na uspjeh provedbe projekata, ali postoje i pogreške zbog kojih korisnik kasnije ima značajne probleme.
Iako je tokom provedbe projekata koje financiraju EU sredstva moguće napraviti realokacije proračuna, opravdavanje izmjena i procedura u svakom slučaju oduzimaju energiju korisniku. Ukoliko su izmjene velike, procedura izmjena traje duže i redovito dovodi do kašnjenja u provedbi aktivnosti.
Najčešća pogreška u izradi proračuna je da prijavitelji često ne navedu uz svaki trošak na koju se aktivnost projekta on odnosi. Ovo se najčešće radi u dijelu proračuna koji je predviđen za obrazlaganje troška i svakako u opisu projektnih aktivnosti. Ne može proračun sadržavati trošak koji nije spomenut među aktivnostima!
Uobičajena pogreška je pretjerivanje ili podcjenjivanje količine rada osoba koje će raditi na projektu. Ovo je moguće kroz prevelike ili premale postotke rada (dijela plaća) osoba koje su stavljene u proračun. Prijavitelj projekta bi trebao vrlo detaljno sagledati projektne aktivnosti i doći do realne procjene potrebnog vremena rada zbrajajući potrebne radne dane odnosno stvarajući opise poslova. U slučaju pogreške kasnije će biti vrlo teško dokazati kroz evidencijske liste rada da je toliki, pretjerani, broj sati stvarno smisleno i odrađen. Kada se budžetira rad, svakako treba u projektnoj aplikaciji odmah iskazati i opis posla svake osobe pojašnjavajući i ujedno dokazujući potrebu za tolikim obujmom posla.
Kada se tokom provedbe projekta značajno mijenjaju iznosi rada i ukoliko govorimo o javnim institucijama koje sudjeluju u projektu, tada se promjenom obično zadire i u iznose sufinanciranja institucija, što predstavlja dodatni problem i stvara osnovu za dužu proceduru izmjene ugovora (addendum ugovora).
Osim količine rada koja je često pretjerana ili podcijenjena u proračunu (ili količinom/profilom osobe neutemeljena u samoj projektnoj prijavi), često se pogriješi u činjenici radi li netko na projektu kao partner ili kao podugovaratelj. Naime, ukoliko su osobe zaposlene u institucijama prijavitelja i/ili partnera, tada se rad tih ljudi opravdava platnim listama odnosno radom kao udjelom u plaći. Ukoliko osobe nisu zaposlene u institucijama aplikanta i/ili partnera, tada govorimo o podugovaranju osoba ili tvrtki radi vanjskih usluga i tada su ovi podugovori predmetom javne nabave. Drugim riječima, nije moguće da partner na projektu fakturira projektu svoje usluge. Ili govorimo o podugovaranju (kada se može fakturirati komercijalna usluga) ili o partnerskom doprinosu projektu u radu u slučaju javnih institucija, odnosno nadoknadi troškova rada aplikantima/partnerima koji su privatne institucije, tvrtke, udruge.
U budžetiranju raznih vanjskih troškova uobičajeno je pretjerivanje u cijenama, primjerice zbog prijaviteljevog nepoznavanja da cijene u proračunu trebaju biti iskazane bez PDV-a. Neovisno o tome da li pojedini formati proračuna u natječajima to traže ili ne, uputno je za svaki trošak postoji i obrazloženje i izvor cijene (u obliku ponude ili Internet stranice na kojoj su cijene vidljive).
Nedovoljno razrađeni troškovi i korištenje paušala nisu dozvoljeni u proračunu projekta. Razlog tomu je što opet, kao i u prethodnom paragrafu, nerazrađeni troškovi često rezultiraju pretjeranim procjenama stvarnog troška. Potrebno je razmisliti koja je najmanja jedinica po kojoj će se trošak identificirati (za vanjske usluge to može biti dan ili sat, za seminare to su najam dvorane i opreme, hrana i piće po polazniku, za putovanja su to kilometri po specifičnom putovanju, za publikacije stranice/komadi itd.).
Najveća pogreška u proračunu, koja zasigurno utječe na uspjeh svakog projekta, jest ukoliko se u proračun zaboravilo uključiti neki značajniji trošak. U najvećem broju slučajeva, osim ukoliko se tokom provedbe projekta ne pojave velike uštede u nekom drugom dijelu (pa da korisnik može realocirati iznose), često taj isti trošak koji nedostaje korisnik mora financirati sam. Primjerice, u proračun je greškom uključen trošak ispisa 50 stranica priručnika, umjesto 50 komada po 50 stranica (2 500 str.).
Vrlo često, ne znajući pravila iz provedbe ugovora, prijavitelji projekta ne predvide trošak vanjske revizije, iako su na to obvezni ako iznos sredstava koji se traži iz EU fonda prelazi 100.000 eura. Savjet je da se prouče pravila provedbe i upute za prijavitelje kako bi se svi nužni troškovi stavili u proračun.
[wpfilebase tag=file id=12 tpl=simple /]
