Upravljanje brojnim projektnim partnerstvom – vještine koje treba imati voditelj projekta
U okviru Poziva koji se financiraju iz ESI fondova partnerstva nerijetko znaju biti obavezna za prijavitelja, no često je to i odluka samog prijavitelja kako bi ojačao projekt te ispunio projektne ciljeve. Partnerstvo je uvijek izazov, no ujedno i prilika u svakom projektu. Partnerstvo neminovno znači složenije i obimnije upravljanje. Poseban izazov za upravljanje predstavljaju projekti s velikim brojem partnera. Kako bi se upravljalo takvih partnerstvom potrebno je imati određene vještine.
Važno je imati na umu nekoliko vanjskih varijabli koje utječu na „težinu“ i „kompliciranost“ upravljanja takvim projektima:
- iskustvo u provedbi sličnih projekta sa više partnera
- motivacija partnera za sudjelovanje u projektu
- broj partnera
- broj članova projektnog tima
- pravni status partnera zbog specifičnosti različitih tipova organizacija
- dužinu projekta
- složenost projekta
- političnost projekta.
Ovisno o pojedinoj varijabli, upravljanje takvim projektom će zahtijevati i različite stupnjeve vještina. Primjerice, upravljanje projektom s već poznatim partnerima na zajedničkoj temi biti će znatno lakše od upravljanja projektom s velikim brojem partnera koji nisu ranije surađivali, dvojbene motivacije i bez iskustva u provođenju projekata. Dakle, važno je gledati kontekstualno, pa tako i pristupiti upravljanju.
Potrebno je posjedovati određene vještine menadžera kako bi se odabrale tehnike i metode upravljanja projektom. Potrebne su višestruke vještine i znanja. Primjerice, autori koji se bave projektnim menadžmentom (Weihrich, H., Koontz, H. (1998.) Menadžment, Mate, Zagreb), navode sljedeće vještine: tehničke, međuljudske, strategijsko-konceptualne, dijagnostičko-analitičke, komunikacijske i političke vještine.
U projektima s velikom brojem partnera iznimno su važne međuljudske i komunikacijske vještine. U projektu se surađuje s velikim brojem osoba iz različitih tipova organizacija naviknutih na različite modele rada i radna okruženja. Koristeći dijagnostičko-analitičke vještine, dobar projektni menadžer prilagodit će upravljanje ovisno o procjeni angažmana i kapaciteta svakog partnera. Također je važno partnerima omogućiti pristup istim materijalima jer će se time osigurati da svi rade na zajedničkom projektu i da su upoznati s procesima unutar projekta.
Na operativnoj razini moguće je koristiti sljedeće alate koji će olakšati upravljanje projektom s velikim brojem partnera:
- potpisivanje bilateralnih sporazuma kojima će urediti obaveze i prava partnera
- osnivanje zajedničkoj repozitorija/platforme podataka
- organiziranje sastanaka svih projektnih partnera
- uspostavljanje alata za praćenje svih outputa u projektu
- obavezna provjera kvalitete isporuka svih partnera
- izrada komunikacijskog plana koji će definirati procese komunikacije i način prikupljanja podataka.
Zaključno, cilj upravljanja projektom s većim brojem partnera je postići razinu u kojoj projekt funkcionira kao jedna cjelina te u kojoj partneri ujedinjeno rade na ostvarenju postizanja projektnih ciljeva.
