Svaki potencijalni prijavitelj koji je na nekom od poziva za dodjelu bespovratnih sredstava poslao projektni prijedlog koji je dakle uspješno odabran za financiranje, morati će potpisati ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava (tzv. grant ugovor). Izrazito je važno da korisnik projekta dobro upozna svoj ugovor odnosno ugovorne obveze koje proizlaze iz potpisanog grant ugovora.
Specifičnosti ugovora ovise o programu iz kojeg se projekt financira i u ovom smislu moguće su značajne razlike u uvjetima financiranja i u različitim okolnostima ugovornih obveza od godine do godine i od programa do programa. Najveće razlike uočavaju se u ugovorima koji se financiraju iz tzv. programa Europske unije kada korisnik potpisuje ugovor direktno s nekom od agencija Europske komisije. U uvjetima pretpristupnog razdoblja, program IPA, a time i ugovori koji se potpisuju s korisnicima, temelje se na odredbama Praktičnog vodiča kroz procedure ugovaranja pomoći EU trećim zemljama. (tzv. PRAG, izvor: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_en.htm.
Prema procedurama PRAG-a (i predlošcima ugovora), ugovorni odnos nastaje između ugovornog tijela i korisnika projekta. Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava sastoji se od posebnih uvjeta ugovora i niza priloga:
- Opis projekta
- Opći uvjeti koji se primjenjuju na ugovore o bespovratnim sredstvima za programe za treće zemlje koje financira Europska zajednica
- Detaljni proračun projekta
- Postupci dodjele ugovora
- Standardni zahtjev za plaćanje i obrazac financijske identifikacije
- Obrazac narativnog i financijskog izvješća
- Obrazac izvješća o činjeničnim nalazima i opis posla za verifikaciju izdataka ugovora o bespovratnim sredstvima za vanjske akcije koje financira Europska unija.
Posebni uvjeti ugovora, kao što im i sam naziv govori, specifično su pripremljeni za svaki projekt. U njima se definira službeni naziv projekta i referentni broj ugovora koji se koristi u daljnjoj komunikaciji te službeni kontakt podaci korisnika, ugovornog tijela i Delegacije Europske unije u Hrvatskoj.
Opis projekta je prvi prilog grant ugovoru u kojemu se definiraju opis projektnih aktivnosti i njihove učinkovitosti, metodologija, vremenski plan provedbe i održivost projekta. Ovo je zapravo osnovni dio projektnog prijedloga kako je projekt bio predložen u fazi prijave na natječaj.
Drugi prilog, opći uvjeti ugovora definiraju osnovna prava, obveze i odgovornosti korisnika granta i ugovornog tijela, odnosno svih dionika uključenih u provedbu projekta. Opći uvjeti ugovora su standardni i nepromjenjivi dokument koji definira i objavljuje Europska komisija.
Treći prilog grant ugovoru je detaljni proračun projekta, koji predstavlja financijsku sliku projekta. Proračun se sastoji od tri dijela, i to detaljnog proračuna (liste troškova), liste u kojem se opravdavaju pojedini troškovi proračuna i trećeg lista s navedenim izvorima financiranja.
Postupci dodjele ugovora su standardni i nepromjenjivi dokument koji definira i objavljuje Europska komisija, a sastavni su dio PRAG-a. Ovaj četvrti prilog grant ugovora izrazito je važan prilog kojim se definiraju opća načela javne nabave usluga, opreme i radova koje se mogu dogoditi u projektima.
Peti prilog grant ugovora sastoji se od standardnog obrasca zahtjeva za plaćanjem i obrasca financijske identifikacije odnosno broja računa projekta. Obrazac zahtjeva koristi se za potrebe traženja plaćanja granta od ugovornog tijela.
U šestom prilogu grant ugovora nalaze se obvezni obrasci za izvješćivanje grant korisnika o provedbi projekta. Ovisno o trajanju projekta i broju plaćanja koja su predviđena grant ugovorom, u ovom prilogu biti će obrasci izvješća koja je korisnik obvezan podnijeti ugovornom tijelu.
Sedmi prilog grant ugovora sadrži obrazac izvješća o činjeničnim nalazima i opis posla za verifikaciju izdataka ugovora o bespovratnim sredstvima za vanjske akcije koje financira Europska unija. Ovo je ugovor i obrazac izvještaja koje koristi revizor projekta.
[wpfilebase tag=file id=29 tpl=simple /]
