U projektima Instrumenta za pretpristupnu pomoć (IPA), obveza izrade finalnog izvješća definirana je u članku 4.1 posebnih uvjeta te u članku 2. općih uvjeta Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava projekta (u daljenjm tekstu: Ugovor). Obrazac finalnog izvješća čini prilog VI Ugovora.
Finalno izvješće sastoji se od narativnog i financijskog izvješća, a popraćeno je zahtjevom za plaćanje EU sredstava prema Ugovornom tijelu. Predviđen maksimalan iznos finalne isplate definiran je u članku 4.2 posebnih uvjeta Ugovora, no ovisi o iskorištenosti predfinanciranja te o stvarnom iznosu odobrenih prihvatljivih troškova projekta. Finalnom izvješću prilaže se i revizorsko izvješće za one projekte čiji je iznos bespovratnih sredstava jednak ili veći od 100.000,00 EUR te, ako je primjenjivo, dokaz o prijenosu vlasništva nad opremom sukladno članku 7.3 općih uvjeta ugovora.
Finalno izvješće pokriva cjelokupan period provedbe projekta, a korisnik ga je obvezan dostaviti Ugovornom tijelu u roku od tri mjeseca od kraja provedbe projekta. Ukoliko korisnik ne preda izvješće u navedenom roku, a bez opravdanog razloga, riskira raskid Ugovora i povrat primljenih EU sredstava. Izvješće se predaje u papirnatom i elektronskom obliku Ugovornom tijelu kako je naznačeno u članku 5.1 posebnih uvjeta ugovora.
Narativno izvješće
Narativno izvješće sastoji se od četiri dijela:
- Općih podataka o projektu
- Vlastite ocjene uspjeha provedbe projektnih aktivnosti
- Informacija o partnerima i suradnji
- Informacija o vidljivosti projekta
Sve informacije navedene u narativnom izvješću moraju odgovarati financijskim podacima navedenima u financijskom izvješću.
Opći podaci projekta obuhvaćaju administrativne podatke kao što su naziv projekta, broj ugovora, nazive korisnika i partnera, ime kontakt osobe i sl.
Ocjena provedbe projektnih aktivnosti uključuje sažetak projekta koji čini osvrt korisnika na cjelokupnu provedbu projekta. Nakon toga potrebno je detaljno navesti sve projektne aktivnosti, a sukladno prilogu I ugovora – Opis projekta. Navode se svi provedeni zadaci unutar pojedine aktivnosti. Također, potrebno je navesti, ukoliko je to bio slučaj, razloge izmjene aktivnosti te probleme sa kojima se korisnik susretao u provedbi projekta. U ovom dijelu izvješća navode se i svi postignuti rezultati aktivnosti koji moraju biti kvantificirani i referirati se na logičku matricu projekta. Korisnik navodi i svoju ocjenu rezultata projekta u odnosu na planirane rezultate te utjecaj i rizike u odnosu na opće i specifične ciljeve projekta. Potrebno je navesti ishod projekta kroz utjecaj na krajnje korisnike i ciljne skupine projekta te na situaciju u ciljnoj zemlji ili regiji na koju je projekt bio usmjeren. Korisnik također navodi i sve materijale koji su izrađeni u sklopu projekta te ih prilaže izvješću. U sklopu izvješća potrebno je navesti sve sklopljene ugovore u iznosu većem od 10.000,00 EUR. Kako bi se procijenila održivost projekta korisnik izvještava da li će se projekt nastaviti i nakon što je financiranje od strane EU završeno te da li su predviđene aktivnosti koje se nastavljaju i nakon završetka projekta. Potrebno je objasniti kakav je projekt imao utjecaj na prioritetna pitanja kao što su promicanje ljudskih prava, ravnopravnosti spolova, demokracija, održivost okoliša i sl. Također navodi se na koji način je praćena/evaluirana provedba aktivnosti te što je sam korisnik naučio tijekom provedbe i kako je ta znanja iskoristio i prenio dalje.
Informacije o partnerima i suradnji
Korisnik sam treba ocijeniti suradnju sa projektnim partnerima te navesti da li će se ostvareno partnerstvo nastaviti i nakon završetka projekta. Ovaj dio izvješća prilika je za korisnika da komentira i odnos sa Ugovornim tijelom i kako je on utjecao na samu provedbu projekta. Ukoliko su na projektu postojali suradnici i/ili podizvođači potrebno je navesti i odnos sa njima. Također, navodi se i odnos sa krajnjim korisnicima i ciljnom skupinom te ostalim stranama uključenima u projekt. Ukoliko je ostvarena suradnja s drugim projektima to je ovdje potrebno navesti. Ako je korisnik već prije primio EU sredstva za jačanje iste ciljne skupine navodi kako se je ovaj projekt nadovezao na prethodni projekt.
Informacije o vidljivosti projekta
Korisnik navodi na koji način je osigurana vidljivost projekta, odnosno dali su bila poštovana sva pravila vidljivosti kako je propisano Ugovorom.
Financijsko izvješće
U financijskom dijelu izvješća navode se svi nastali troškovi u cjelokupnom periodu provedbe projekta. U tablici izvješća trebaju biti prikazane i ostvarene realokacije, a ukoliko je to bio slučaj, potrebno je navesti odobrene dodatke ugovoru. Tablica finalnog izvješća uvelike je slična tablici kvartalnih izvješća te među-izvješća (ako su isti postojali s obzirom na trajanje projekta), no u finalnom izvješću potrebno je jasno navesti razloge varijacije odnosno razlike u troškovima u odnosu na one planirane proračunom te također ostvarene kamate po projektnom bankovnom računu. Ukoliko ranijim izvještajima o napretku nisu priloženi, uz finalno financijsko izvješće prilažu se svi dokumenti koji dokazuju nastanak troškova i njihova plaćanja.
[wpfilebase tag=file id=10 tpl=simple /]
