Završni narativni izvještaj projekta
Završni narativni izvještaj projekta (Final Narrative Report) je, uz financijski završni izvještaj, ugovorna obveza korisnika grant ugovora. Sukladno članku 2.3. Općih uvjeta ugovora, rok završnom izvještaju je 3 mjeseca nakon završetka provedbe projekta, ali uvijek je korisno dodatno potvrditi rokove i način ispunjavanja završnog narativnog izvještaja s Vašim Ugovornim tijelom. Uz to što je izvještaj ugovorna obveza svakog grant korisnika, u odnosu na narativni dio kvartalnih izvještaja, završni narativni izvještaj nudi puno više prostora za opis pojedinih aktivnosti, provedbenih problema i specifičnih okolnosti provedbe projekta.
Preporuča se da više od jedne osobe radi na pripremi završnog izvještaja zato što iako jedna osoba može uspješno pripremiti kvartalne izvještaje, završni narativni je uvijek kvalitetniji ukoliko u njegovoj pripremi sudjeluju svi članovi projektnog tima, partneri i ostali dionici koji su razvijali, organizirali i provodili pojedine projektne aktivnosti. Uobičajeno, završni narativni izvještaj sastoji se od četiri poglavlja: opis, procjena provedbe projektnih aktivnosti, partnerstva i ostala suradnja te vidljivost.
Opis
Sastoji se od popunjavanja administrativnih podataka, poput naziva grant korisnika, projektnih partnera, broja ugovora i datuma provedbe. Potrebno je također navesti ciljne skupine, krajnje korisnike te ciljne države ili regije.
Procjena provedbe projektnih aktivnosti
Ovom drugom dijelu izvještaja potrebno je posvetiti najviše pažnje jer se radi o pitanjima vezanima uz provedbu projektnih aktivnosti. Projektni tim bi, u suradnji sa svim dionicima koji su organizirali i provodili pojedine aktivnosti, trebao napraviti internu analizu uspješnosti provedbe projekta kako bi se odgovorilo na sve pitanja iz završnog narativnog izvještaja. U ovom poglavlju, prvenstveno je potrebno navesti sve aktivnosti iz projekta te se detaljno osvrnuti na njihove rezultate i outpute, kako su navedeni u aplikaciji i logičkoj matrici projekta. Projektni tim tu ima priliku obrazložiti i opravdati razloge za odstupanja u pojednim aktivnosti i ukoliko je moguće, pozvati se na realokacije ili dodatke ugovora. Vrlo je važno opravdati razloge ukoliko je postizanje indikatora uspjeha projekta podbacilo od previđenih u logičkoj matrici ili ukoliko pojedine aktivnosti nisu bile provedene. Na pitanjima o nepredviđenim pozitivnim ili negativnim rezultatima i utjecajima projekta na ciljne skupine, krajnje korisnike i ciljno područje, tim može subjektivno izraziti svoje mišljenje o rezultatima projekta. Bitno je izraziti se brojčano gdje god moguće, ali i opisno obrazložiti sve nepredviđene trenutke provedbe projekta te način na koji se projekt tim nosio s izvanrednim okolnostima. Za razliku od narativnih izvještaja, u ovom izvještaju tim može opisati i pozitivne utjecaje projekta na ciljnu skupinu i krajnje korisnike koji možda nisu predviđeni indikatorima u logičkoj matrici. U ovom poglavlju, potrebno je navesti i ukratko opisati sve publikacije proizašle iz projekta te se posebice osvrnuti na to kome su i zašto bile distribuirane. Vrlo je zanimljivo pitanje o javnoj nabavi. Naime, izvještaj traži i opis javne nabave, predmet i naziv ugovora, odabranog dobavljača, ali i daje priliku za pojašnjenja eventualnih problema tijekom provedbe postupk javne nabave. Naposlijetku, posljednja pitanja iz poglavlja osvrću se na elemente održivosti projekta u kojem se tim može pozvati na elemente održivosti koji su navedeni u projektnoj aplikaciji, ali bilo bi dobro i detaljnije opisati način na koji će organizacija zadržati stečena znanja u provedbi projekta i zadržati partnerstva s bitnim projektnim dionicima i nakon kraja projekta.
Partnerstva i ostala suradnja
Važno je što detaljnije opisati rad s projektnim partnerima, ali i opisati suradnju i s projektnim suradnicima, podugovarateljima, npr. voditeljima radionica ili podugovarateljima usluga i opreme. Potrebno je osvrnuti se i na suradnju s Ugovornim tijelom.
Vidljivost
Konačno poglavlje završnog narativnog izvještaja projekta traži pojašnjenje o vidljivosti EU financiranja projekta, kako za trajanja projekta tako i nakon njegove provedbe.
Pripremi ovog izvještaja treba posvetiti dovoljno pažnje i početi s njegovom pripremom što ranije moguće. Iako je obrazac za narativni završni izvještaj dug i sadrži mnoštvo pitanja, projektni tim ga treba shvatiti kao priliku za internom evaluacijom projekta i razmatranjem s projektnim partnerima i suradnicima o metodama nastavka suradnje i nakon provedbe projekta. Izvještaj je strukturiran na način da traži pojašnjenja na indikatore i rezultate navedene u projektnoj aplikaciji i logičkoj matrici, ali jednako tako, daje priliku za pojašnjenjem u odstupanjima u aktivnostima i dodatnim opisom nepredviđenih pozitivnih utjecaja projekt ima na ciljne skupine i krajnje korisnike.
[wpfilebase tag=file id=34 tpl=simple /]
