Produljenje trajanja ugovora o bespovratnim sredstvima
Vrlo često se tijekom trajanja provedbe projekta javlja potreba za produljenjem samog perioda za provedbu aktivnosti unutar ugovora o bespovratnim sredstvima. Razlozi za produljenje koji se nameću mogu biti različiti no sami uvjeti ugovora ne navode direktno koji su valjani razlozi za produljenje trajanja ugovora.
U osnovi, kako je period trajanja ugovora, odnosno rok u kojem se ugovorene aktivnosti moraju dovršiti određen Posebnim uvjetima (eng. Special Conditions) svako produljenje trajanja mora biti potvrđeno dodatkom ugovoru (eng. Addendum to the contract). Dodatak ugovoru, s obzirom da je u Hrvatskoj na snazi decentralizirani sustav provedbe EU projekata, mora potvrditi ugovorno tijelo koje je drugi potpisnik ugovora kao i Delegacija Europske Unije u Hrvatskoj, koja svojim potpisom u ugovoru osigurava sufinanciranje od strane EU-a. Iz tog razloga, bilo bi preporučljivo da se zahtjev za produljenjem trajanja ugovora dostavi i dva mjeseca prije nego bi promjena trebala stupiti na snagu.
Također, prema Općim uvjetima, uz sam zahtjev za produljenjem trajanja ugovora potrebno je dostaviti „svu dokumentaciju potrebnu za procjenu valjanosti zahtjeva“. I upravo ovdje nastaje nerazumijevanje jer nigdje nije navedeno koja je to dokumentacija potrebna za isto.
Pomoć u određivanju potrebne dokumentacije trebalo bi u prvom redu potražiti kod ugovornog tijela jer je isto određeno člankom 2.10 Općih uvjeta ugovora koji navodi: „Organizacija i ugovorno tijelo (stranke ugovora) će dalje nastojati promovirati usku suradnju i razmjenu informacija o projektu“.
Govoreći o produljenju ugovora jedna od postavki je i ta da se ugovor može produljiti samo tijekom pravne valjanosti ugovora (eng. Execution period). Prema zadnjoj izmjeni PRAG-a, koja je stupila na snagu sa studenim 2010, pravno trajanje ugovora je dulje od trajanja provedbe projekta i počinje sa potpisom ugovora i traje do izvršenja završnog plaćanja. Ovaj period pravne valjanosti ne može trajati dulje od 18 mjeseci nakon završetka perioda provedbe (eng. Implementation period).
Prema navedenom, nameće se zaključak da korisnik ugovora o bespovratnim sredstvima može zatražiti produljenje roka provedbe aktivnosti čak i nakon što je već trebao završiti provedbu. No tu sada ponovo pravo prednosti ima sam ugovor koji u članku 11.1 Općih uvjeta ugovora (eng. General conditions) navodi da se zahtjev za produljenjem ugovora dostavi najkasnije mjesec dana prije kraja perioda provedbe.
Kako je svaki projekt specifičan tako su i razlozi za produljenjem trajanja perioda provedbe različiti i većina ugovornih tijela procjenjuje opravdanost zahtjeva od slučaja do slučaja. Međutim, ono što bi trebala biti misao vodilja kod postavljanja takvih zahtjeva je opravdanost – svako produljenje bi u osnovi trebalo biti opravdano s aspekta svrhe projekta. Pri tome se misli da ukoliko je provedba aktivnosti bila onemogućena radi objektivnih razloga vjerojatnost da će zahtjev biti povoljno riješen se povećava.
Tako npr. ako je procedura odobrenja projektnog sažetka trajala dulje nego je to bilo predviđeno, te je iz tog razloga ugovor bio potpisan u kolovozu na taj način je završna aktivnost također trebala biti dovršena u kolovozu. Pretpostavimo da je ta aktivnost završna konferencija, nameće se zaključak kako će, ukoliko istu odradimo unutar rokova zadanih ugovorom, dakle u kolovozu, učinak biti neznatan jer će i odaziv potencijalnih sudionika biti mali. U ovom slučaju postoji opravdanost da se provedba projekta produlji za mjesec dana kako bi se konferencija mogla održati u rujnu i tako polučiti veći uspjeh i osigurati bolju diseminaciju rezultata.
Naravno, u konačnici samo ugovorno tijelo može odobriti ili odbiti pojedini zahtjev, a korisnik bi trebao imati na umu da i sam PRAG navodi kako moraju postojati opravdani razlozi za izmjenom ugovora te da ugovorno tijelo mora provjeriti navedene razloge te odbaciti one koji imaju malo ili nemaju osnove.
[wpfilebase tag=file id=21 tpl=simple /]
