Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava podložan je promjeni, međutim, ne s učinkom dovođenja u pitanje ocjene prihvatljivosti iz postupka dodjele, već slijedom „nepredvidivih okolnosti“ koje se nisu mogle predvidjeti, spriječiti, izbjeći ili otkloniti na bilo koji način.
Svaki projekt predstavlja jedinstveni sklop aktivnosti, resursa potrebnih za njihovu provedbu, ciljeva koji se planiraju postići i dionika uključenih u provedbu i postizanje zadanih ciljeva. Plan projektnih aktivnosti u interakciji je sa stvarnim okolnostima i naravno da projekt nikako ne može biti statičan te se vrlo često javlja potreba za promjenom nekih dijelova projekta, a posljedično i Ugovora.
Uvijek kada dođe do promijenjenih okolnosti koje utječu na uvjete i sadržaj Ugovora potrebno je bez odgode napraviti izmjenu.
Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava je ugovor između Korisnika i Posredničkih tijela 1. i 2. razine kojim se utvrđuju financijski uvjeti i drugi uvjeti provedbe projekta. Podložan je promjeni, međutim ne s učinkom dovođenja u pitanje ocjene prihvatljivosti iz postupka dodjele.
Izmjene Ugovora kojima se uvode nove ili mijenjaju postojeće aktivnosti te s njima povezani prihvatljivi troškovi sukladno odredbama Ugovora moguće su samo kada su kumulativno ispunjeni sljedeći uvjeti:
- izmjene su nastale zbog nepredvidljivih okolnosti koje su nastupile nakon predaje projektne prijave na temelju koje je sklopljen Ugovor
- izmjene su nužne za ostvarenje ciljeva projekta i zadanih pokazatelja
- povezani troškovi ne smiju prijeći ukupne prihvatljive troškove definirane i navedene u točki 3.2. Posebnih uvjeta istog Ugovora.
Sve izmjene kojima se uvode nove i/ili mijenjaju postojeće aktivnosti, a ne ispunjavaju kumulativno navedene uvjete, dopuštene su pod uvjetom da troškove povezane s izmjenom snosi Korisnik.
Izmjene i dopune Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava mogu se provesti na tri moguća načina i isti su navedeni u općim uvjetima (OU) Ugovora o bespovratnim sredstvima:
- Pisanim sporazumom triju ugovornih strana u slučaju većih izmjena (OU čl. 20.)
- Pisanom obavijesti kojom Korisnik obavještava SAFU o manjima izmjenama (OU čl .22.)
- Temeljem jednostrane odluke posredničkog tijela razine 2 (PT2), (OU čl. 21).
