Odlučili ste prijaviti projekt, razradili ste projektnu ideju, odredili ciljeve, ciljne skupine i aktivnost no u prijavnom ste se obrascu susreli s upitom o rezultatima komunikacijskih aktivnosti svojeg projekta koje trebate unijeti u unaprijed zadane stupce što znači da ste već morali odrediti rezultat komunikacijskog procesa bez da ste uopće isplanirali njegov početak i tijek, a još manje odredili alate kojima ćete zadani cilj ostvariti. Suočeni s navedenim, odlučujete se odabrati ono što Vam se, na prvu, čini najjednostavnijim te se na brzinu odlučujete za određene mjere vidljivosti, dok mjere komunikacije potpuno izostavljate. Tako u prijavni obrazac upisujete kako ćete vidljivost postići putem letaka i brošura, web stranice te završne konferencije projekta. No, jeste li dobro isplanirali komponentu vidljivosti i hoće li takav pristup vidljivosti osigurati promidžbu Vaše organizacije i Vašega projekta i po njegovu završetku? Vjerojatno neće. Naime, kako je u prethodnom članku bilo objašnjeno, vidljivost i komunikacija nisu istoznačnice već je komunikacija preduvjet za vidljivost. Upravo Vam zbog toga u nastavku donosimo pregled ispravnog redoslijeda planiranja komunikacije u EU projektu.
Koraci u planiranju komunikacije
1. Određivanje cilja komunikacije
Cilj komunikacije nije teško odrediti jer ulaskom u projekt znate što njime želite postići. No, ono što trebate utvrditi prije određivanja cilja jest trenutno stanje što znači da ćete možda trebati provesti inicijalno istraživanje javnog mijenja putem telefonskog istraživanja, web ankete, fokus grupe, itd.
2. Definiranje ciljnih skupina tj. glavnih dionika kojima se obraćate
Ciljne skupine nikada ne obuhvaćaju samo one koji imaju izravnu korist od projekta već, kao što Vas i sam ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava obvezuje, informiranje opće i stručne javnost te medija.
3. Određivanje komunikacijskih poruka koje ćete tijekom cijelog projekta komunicirati prema svojim ključnim javnostima tj. dionicima
Po definiranju komunikacijskih ciljeva, iz njih izvodimo ključne poruke koje upućujemo javnosti. Pritom moramo paziti da navedene poruke budu jednostavne i upečatljive te da svakako prenose ključne vrijednosti projekta. Također, potrebno je osmisliti više komunikacijskih poruka čiji ćemo izričaj potom prilagoditi različitim ciljnim skupinama projekta (ukoliko one postoje).
4. Određivanje komunikacijskih kanala i aktivnosti
Ovaj je korak izrazito bitan jer komunikacijski kanali omogućavaju učinkovito prenošenje ključnih poruka do ciljnih skupina kojima su te poruke i namijenjene te je prilikom njihova odabira bitno pomno odabrati komunikacijske kanale, a potom i aktivnosti, jer se rijetko kad različite skupine istoga projekta služe istim kanalima. Komunikacijski kanali uključuju, primjerice: priopćenja, konferencije za medije, intervjue, letke, brošure, članke u tiskanim medijima, objave na televiziji i radiju, društvene mreže, oglasnu ploča, newsletter, itd.
Primjeri aktivnosti komunikacije i vidljivosti na različitim projektima
Prvi primjer projekta odnosi se na projekt nevladine organizacije kojom se nastoje promijeniti stavovi ciljnih skupina. Naime, projekt za cilj ima informiranje žena Romkinja o mogućnostima školovanja i doškolovanja, ali i osvješćivanje javnosti o potrebi uključivanja romske manjine u društvo. Ciljne skupine projekta su žene Romkinje u dobi od 20 do 40 godina, lokalna zajednica, opća javnost te mediji. Navedeni primjer projekta jedan je od onih za koje bi bilo potrebno provesti istraživanje javnog mnijenja u lokalnoj zajednici prije poduzimanja bilo kakvih komunikacijskih aktivnosti. Istraživanjem bismo utvrdili razinu osviještenosti mještana o potrebi uključivanja romske manjine u društvo, a također bismo, ukoliko se utvrdi da mještani smatraju kako nema potrebe za dodatnim aktivnosti, komunikacijski plan trebali usmjeriti i na osvještavanje mještana o potrebi zapošljavanja. Uz spomenuto istraživanje, komunikacijske bi aktivnosti uključivale i analizu rezultata istraživanja te, primjerice, organizaciju radionica za žene Romkinje, organizaciju okruglog stola za lokalnu zajednicu, pripremu informativnih materijala te evaluaciju rezultata.
Drugi primjer projekta odnosi se na projekt privatne tvrtke s ciljem uvođenja novih metoda ispitivanja i standarada za razvoj novih proizvoda. Cilj projekta uvođenje je novih metoda ispitivanja te razvoj novih proizvoda. Projektom se nabavljaju novi strojevi i oprema za laboratorij, razvijaju se tri nova proizvoda, dobiva se atest za nove proizvode izdan od strane ovlaštenih institucija, zapošljava se pet novih djelatnika, uvode se standardi kvalitete i zaštite okoliša, povećanja se prodaja kroz rast na EU tržištu te se sudjeluje na sajmovima.
S obzirom da su, već na prvi pogled, projekti potpuno različiti te fokusirani na drugačije ciljne skupine, postavlja se slijedeće pitanje: koliko je vjerojatno da će dva potpuno različita projekta, jedan s ciljem promjene stavova ciljnih skupina, a drugi s ciljem uvođenja novih metoda ispitivanja kako bi se razvili novi proizvodi, potpuno istim programima vidljivosti (brošure, letci, web stranica, završna konferencija, itd.) postigli povoljne rezultate? Odgovor je – gotovo nimalo vjerojatno. Temeljem navedenog, ključno je odabrati prave komunikacijske aktivnosti i kanale kako biste po završetku provedbe projekta bili zadovoljni dobivenim benefitima.
