Temelj za prihvatljivost troškova projekta
Opća prihvatljivost troškova u EU projektima definirana je Pravilnikom o prihvatljivosti izdataka (NN 05/2014) definara i služi kao temelj za određivanje bilo kakvih specifičnih vrsta prihvatljivih troškova u pojedinim natječajima. Ovaj smo dokument temeljito obradili u PJR EDUCA br. 23.
Ključni temelj za prihvatljivost troškova u specifičnom natječaju, dakle koje se vrste i količine pojedinih troškova smiju stavljati u projekt, je dokument Upute za prijavitelje koji je u strukturnim instrumentima objavljen uz svaki natječaj za EU sredstva. Upute za prijavitelje uobičajeno imaju poglavlje o prihvatljivosti aktivnosti projekta i povezanih troškova. Prvo mora aktivnost biti prihvatljiva, da bi se smjela uopće staviti u elemente projekta, a potom i vrste troškova koje bi pratile tu aktivnost. U Uputama se precizno definira da li su plaće uključenih osoba prihvatljiv trošak, da li je nabava usluga, opreme i/ili radova prihvatljiva te da li su prihvatljivi troškovi putovanja. Ponekad Upute definiraju i određene limite koliko pojedina vrsta troška smije iznositi u odnosu na ukupni proračun projekta.
Obrazac A
Zajedničkim nacionalnim pravilima Ministarstva regionalnog razvoja i fondova EU utvrđen je tzv. „Obrazac A“ koji moraju popuniti svi projekti koji se javljaju na otvorene ili ograničene pozive za dostavu projektnih prijedloga za EU sredstva. Ovaj se obrazac popunjava „on-line“ na stranicama tzv. MIS-a (sustava za upravljanje informacijama nadležnog Ministarstva regionalnog razvoja i fondova EU).
Unutar obrasca A postoji dio koji se odnosi na izradu projektnih aktivnosti i proračuna tih aktivnosti. U struktrnim instrumentima ono što smo prije poznavali pod „aktivnosti“ projekta, sada se nazivaju „elementi“ projekta. Na stranici 5 obrasca A definiraju se svi elementi projekta i njihovi troškovi. Elementi se moraju opisati u odnosu na cilj(eve) projekta koji se opisuju na stranici 4.
Dodavanje elemenata projekta
Klikom na „dodaj element“ sustav generira tablicu s potrebnim podacima za popunjavanje. Svaki element projekta mora imati naziv, te početni i završni mjesec planiranog perioda provedbe. Za svaki je element potrebno navesti mjerljive neposredne rezultate (tzv. „outputi“) konkretne izvore koji će kasnije dokazivati izvedbu tih aktivnosti. Često se tu navodi primjerice broj dana koji će biti proveden u aktivnostima, broj dana edukacija sa konkretnim sadržajem, broj sati koje će primiti ciljne skupine u konkrenim uslugama, broj komada publikacija projekta itd. Ključno je navesti one podatke koji će se kasnije tijekom provedbe projekta moći zaista i dokazati.
Osim navođenja, za svaki element projekta potrebno je obrazložiti na koji je način povezan s ciljevima projekta, kako bi se uopće opravdao odabir korištenja te aktivnosti u predloženom projektu.
Analiza troškova elemenata projekta
Nakon što je kroz obrazloženje, pobrojavanje neposrednih rezultata i vremenski okvir element projekta već opisan, potrebno je još dodati i proračunske stavke tog elementa. Klikom na „dodaj novi“ sustav otvara redove u kojima je potrebno ispuniti sljedeće podatke za svaki trošak: naziv troška, broj jedinica, naziv jedinice, jedinicu, iznos po jedinici, ukupni iznos, oznake i obrazloženje.
- Stavka troška proizvoljan je naziv koji će opisati predmet troška. U slučaju nabave usluga, roba i radova to može biti primjerice usluga edukacije, prijenosno računalo ili keramičarski radovi. U slučaju plaća to može biti proizvoljan naziv funkcije člana projektnog tima u odnosu na opis posla koji mu je dodijeljen za taj projekt, primjerice koordinator obrazovnih aktivnosti ili mentor osobama s posebnim potrebama. U slučaju putnih troškova naziv troška može biti primjerice putni trošak za sudjelovanje u radnoj skupini ili smještaj za sudjelovanje na sajmu.
- Broj jedinica je količina (broj) koja umnožena s iznosom po jedinici (cijenom) dovodi do ukupnog iznosa troška.
- Jedinica jest ono što mjerimo količinom (prethodno spomenutim brojem jedinica), primjerice mjesečna plaća, dan rada, kilogram, ugovor, komad, kilometar itd.
- Iznos po jedinici je jedinična cijena i navodi se u kunama. Ukoliko je riječ o trošku koji nastaje s PDV-om (po relevantnim poreznim propisima) i o prijavitelju kojemu je PDV povrativ, onda se ovdje budžetira neto cijena bez PDV-a. Ukoliko je riječ o prijavitelju koji ne može povratiti PDV, onda se budžetira cijena s PDV-om. Ako je pak riječ o iznosu plaće ili honorara, budžetira se ukupni iznos troška poslodavca sa svim pripadajućim porezima, prirezima i doprinosima.
- Ukupni iznos sustav će sam izračunati nakon što su uneseni broj jedinica i iznos po jedinici.
- Oznaka je padajući izbornik koji se pojavljuje i nudi opcije koje se mogu zaokružiti: drugi fond, zemljište, stanovanje i indirektni trošak. Ukoliko pojedini trošak koji smo unijeli odgovara nekoj od navedenih skupina, valja oznaku popuniti klikom na nju. Da bi se znalo da li su uopće pojedine od tih kategorija troškova prihvatljive u pozivu za dostavu projektnih prijedloga, potrebno je čitati Upute za prijavitelje. Najčešći će slučaj oznaka u praksi ovdje biti „drugi fond“, što je slučaj kada je primjerice u Europskom socijalnom fondu instrumentom fleksibilnosti dozvoljeno budžetirati kupnju opreme i manjih radova s limitom od 10% u odnosu na iznos proračuna. Drugi je čest primjer oznake „indirektni trošak“ koji se označava ukoliko je takav trošak Uputama dozvoljen, primjerice za trošak upravljanja projektom, trošak režija i sl.
- Obrazloženje je prostor za slobodni upis teksta kojim prijavitelj projekta pojašnjava svaki trošak; preciznije o čemu se radi, kako je došao do izvora za cijenu i/ili izračuna ukupne količine. Primjerice ako je riječ o plaćama tu se navodi opis posla te osobe u toj aktivnosti koji se dovodi u odnos s potrebnim brojem radnih dana i time dakle do budžetiranog udjela u plaći; ako je riječ o putnom trošku navodi se opis planiranog putovanja i vozila koje će se koristiti, udaljenost do destinacije i sl.; ako je riječ o nabavi usluga, opreme i radova, navodi se kratki opis samog predmeta nabave. Osim predmeta troška, ponekad je prigodno opravdati odabranu količinu, primjerice izračun broja dana pojedinog vanjskog stručnjaka koji mu je potreban za obavljanje predviđenog posla. Kao opravdanje cijene poželjno je navesti izvor odakle je prijavitelj došao do informacije. Ključno u ovom dijelu razrade troškova je opravdati uvođenje troška u proračun projekta i zašto je uopće potreban te za što će se on koristiti.
Izazovi u izradi troškova projekta
Možda najveći izazov u budžetiranju aktivnosti predstavljaju plaće uključenih osoba, kada je naravno ta vrsta troška dozvoljena Uputama za prijavitelje. Izazov kod ove vrste troška je u tome što iste osobe uobičajeno sudjeluju u više aktivnosti (elemenata) projekta, te njihov doprinos odnosno trošak rada, treba rasporediti po elementima. To znači da treba za svaku osobu koja će imati ulogu u projektu precizno definirati opis posla i utvrditi (najpraktičnije) broj dana koji će provesti u izvedbi tih specifičnih aktivnosti. Potom treba taj broj dana rasporediti po elementima i staviti u omjer ukupnog trajanja projekta. Primjerice to znači da će ista osoba u elementu 1 projekta sudjelovati s 20% radnog vremena, u elementu 2 s 18% radnog vremena, a u elementu 3 s 44% radnog vremena. Ova obveza pri budžetiranju možda traži veće sposobnosti planiranja danas, ali svakako se njena korisnost ogleda tijekom provedbe projekta i dokazivanja nastalih troškova, jer su na ovaj načine opisi poslova već kvalitetno raspoređeni.
Ključni je izazov zapravo utvrditi koji će sve troškovi biti potrebni, dakle sjetiti se danas u fazi planiranja, kako bi proračun projekta bio dostatan za postizanje ciljeva.
[wpfilebase tag=file id=10 tpl=simple /]
