Opći uvjeti ugovora o bespovratnim sredstvima iz Praktičnog vodiča kroz postupke nabave (PRAG) 2013 uključuju mnoge izmjene, među kojima je bitno korištenje nove terminologije. Korisnik bespovratnih sredstava, zajedno sa svojim partnerima postaje jedno tijelo, odnosno, ‘Korisnici’. Obzirom na tu izmjenu, uveden je Koordinator čija je uloga pojašnjena u sljedećem članku.
Tema koja je detaljno obrađena je sukob interesa što upućuje na tendenciju strože regulacije istoga. Dok je prema grant ugovoru PRAG-a 2012 propisano kako će korisnik bespovratnih sredstava poduzeti sve mjere opreza kako bi spriječio sukob interesa, opći uvjeti grant ugovora PRAG-a 2013 navode kako je Korisnik dužan poduzeti sve potrebne mjere da spriječi ili prekine situaciju koja bi mogla kompromitirati provedbu ugovora. Također, Korisnik mora pisanim putem obavijestiti ugovarateljno tijelo o slučaju sukoba interesa bez odgode, a Koordinator mora odmah poduzeti korake da riješi sukob interesa pri čemu ugovarateljno tijelo ima pravo provjeriti jesu li radnje koje su poduzete sukladne. Postojanje sukoba interesa stvara rizik potencijalnog raskida ugovora od strane ugovarateljnog tijela.
Vezano za čuvanje podataka, prema grant ugovoru PRAG-a 2013, korisnik i svi njegovi partneri imaju obvezu čuvanja svih dokaza kao što su zapisnici, računovodstvena i prateća dokumentacija 5 godina nakon završne isplate, a 3 godine ukoliko je iznos dodijeljenih bespovratnih sredstava manji od 60.000 eura. Također, definirano je kako svi dokumenti moraju biti sačuvani u originalu te elektroničkoj verziji što prema PRAG-u 2012 nije bilo definirano.
Nadalje, PRAG 2013 donosi mogućnost pojednostavljenih troškovnih opcija , a koje se odnose na direktne troškove koji mogu pokrivati budžetsko poglavlje ili budžetsku liniju. Definiraju se u projektnom prijedlogu i prije potpisa ugovora. Postoje tri mogućnosti definiranja troškova u budžetu projekta:
- Jedinični troškovi (bilo koji trošak može se izraziti kao količina množena sa jediničnom cijenom iz čega se dobiva ukupna cijena. Ova je metoda primjenjiva npr. za plaće zaposlenika te kupnju opreme i usluga.
- Ukupna suma / jednokratna isplata; troškovi se smiju izraziti kao skupni ukupni trošak određenih kategorija (npr. organizacija događaja).
- Paušalni iznosi; troškovi se izražavaju u postotku u odnosu na neku mjerljivu kategoriju (npr. trošak ureda kao udio u troškovima plaća).
Svi prihvatljivi direktni troškovi projekta mogu biti zasnovani na jednoj od ovih vrsta troškova ili kao kombinacija svih vrsta. Pojednostavljene troškovne opcije moguće su do iznosa 60.000,00 eura po svakom korisniku, ako nije drugačije navedeno u posebnim uvjetima ugovora. Ne utječu na indirektne troškove, a povećanje iznosa moguće je uz odobrenje ugovornog tijela. Po odobrenju, pojednostavljeni troškovi se ne pregledavaju kroz dokazne dokumente, već samo jesu li formule ispravno primijenjene (uz kvalitativne i kvantitativne podatke).
Izmjene budžeta ili opisa aktivnosti su dozvoljene u slučajevima kada ne utječu na osnovnu svrhu projekta. Izmjene budžeta odnose se na budžetske linije unutar istog budžetskog poglavlja ili na promjene između poglavlja i ovo pravilo isto je i u PRAG-u 2012 i PRAG-u 2103. Bitna izmjena, međutim, nalazi se u financijskom dijelu: prema PRAG-u 2012, malom izmjenom ugovora smatra se varijacija u vrijednosti do najviše 15% ukupnih iznosa sredstava svakog budžetskog poglavlja. Prema PRAG-u 2013 malom izmjenom ugovora smatra se varijacija u vrijednosti do najviše 25% ukupnih iznosa sredstava svakog budžetskog poglavlja.
Bitna izmjena je napravljena u definiranju rokova izvješćivanja. Prema PRAG-u 2013 definiran je novi rok za dostavu među-izvješća koje se sada mora dostaviti u roku od 60 dana od kraja perioda za izvješćivanje (prema PRAG-u 2012, korisnik je izvještaj morao dostaviti najkasnije po isteku 12-mjesečnog perioda). Dok po PRAG-u 2012 ugovorno tijelo može suspendirati plaćanje i odobrenje izvješća iz razloga što mora provesti dodatne provjere, PRAG 2013 to detaljno objašnjava i navodi konkretne razloge za suspenziju roka, kao što su nedostavljanje prihvatljive dokumentacije, netočna svota navedena u zahtjevu za plaćanje, ukoliko ugovorno tijelo mora izvršiti dodatne provjere (kao što je npr. nadzor na licu mjesta), ukoliko je potrebno provjeriti uočene greške, ukoliko je potrebno provjeriti je li korisnik prekršio određene značajne obveze iz ugovora itd. PRAG 2012 navodi da će svako izvješće biti automatski odobreno ukoliko ugovorno tijelo ne odgovori na njega u roku od 45 dana. PRAG 2013 preciznije definira rokove od datuma predaje zahtjeva za plaćanjem do same isplate na sljedeći način: kod zahtjeva za predfinanciranjem (isplatom predujma) rok je 30 dana, sljedeća plaćanja će biti u roku od 60 dana ili u roku od 90 dana, ukoliko zahtjev za plaćanjem predaje jedan korisnik s povezanim tijelima, ako je više od jednog korisnika u ugovoru, ako ugovorno tijelo nije Europska komisija i ukoliko je vrijednost bespovratnih sredstava iznad 5.000.000,00 eura.
PRAG 2013 donosi izmjene vezane za iznos predujma kod projekata čije je trajanje duže od jedne godine te im je vrijednost veća od 100.000,00 eura. U slučajevima kada projekt traje duže od jedne godine ili kada je grant (iznos bespovratnih sredstava) veći od 100.000,00 eura, iznos predujma povećan je s 80%, koje je predviđao PRAG 2012, na 100% iznosa granta prve godine provedbe. U ovo se ne ubraja iznos koji je budžetom eventualno predviđen za rezerve. Predujam od 80% iznosa bespovratnih sredstava je ostao u slučaju da projekt traje kraće od jedne godine ili kada iznos bespovratnih sredstava manji od 100.000,00 eura. U slučaju da su na kraju izvještajnog razdoblja troškovi manji od 70% vrijednosti prethodnog plaćanja (i 100% bilo kojeg od prethodnih plaćanja), sljedeće plaćanje umanjuje se za iznos odgovara koji odgovara toj razlici.
Opći uvjeti donose izmjenu u pogledu potpisivanja ugovora s dobavljačima koji će se provoditi tokom projekta. Dok je u PRAG-u 2012 bilo dozvoljeno provoditi postupke nabave do trenutka potpisa sekundarnog ugovora, sada je dozvoljeno i potpisati sekundarni ugovor prije potpisa samog ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava. Međutim, sklapanje ugovora, narudžba ili bilo kakva financijska obveza koja se dogodi tokom provedbe, a za period nakon provedbe neće biti prihvatljiv trošak. Troškovi se moraju platiti prije dostave završnog izvješća, a ukoliko se plaćaju kasnije, moraju biti uvedeni u završno izvješće uz upis očekivanog dana plaćanja i razloga za kašnjenje.
Nadalje, izmjene se odnose i na obračun tečaja. Naime pri sklapanju ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava te isplati sredstava na račun korisnika od strane ugovornog tijela, tečaj po kojemu je euro promijenjen u kune i uplaćen korisniku će se koristiti kao tečaj po kojem će se izvješćivati tokom cijelog projekta. Prema PRAG-u 2013 za trošenja u kunama dakle ne nastaju više tečajne razlike niti se tečaj pojavljuje u financijskom izvješću ukoliko pri plaćanju nisu korištene ostale valute osim kune i eura.
Stoga u obrascu izvještaja nije predviđeno polje/stupci za tečaj i unos troškova nastalih u nacionalnoj valuti već se sve vrijednosti unose odmah u eurima. Ova izmjena olakšat će provedbu projekata i preračun valjanih euro iznosa radi obračuna finalnog iznosa prihvatljivih troškova.
U slučaju izdataka u drugoj valuti osim kune i eura, za preračun se koristi mjesečni InforEuro tečaj Europske komisije na dan plaćanja troška.
Prema PRAG-u 2012 ugovorno tijelo ima pravo raskinuti ugovor ukoliko korisnik promijeni pravnu osobnost (osim u slučaju dodatka ugovoru – addenduma). Prema PRAG-u 2013 ugovorno tijelo ima pravo raskinuti ugovor u slučaju promjene ne samo pravne osobnosti već i financijske, tehničke, organizacijske i vlasničke promjene, no samo u slučaju da raskid jednog od korisnika utječe značajno na provedbu ili dovodi u pitanje odluku o dodjeli bespovratnih sredstava. PRAG2013 također nalaže da se ugovor raskida automatski ukoliko nije tražena isplata od ugovornog tijela u roku od dvije godine od dana potpisa ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava dok je prema PRAG-u 2012. tri godine.
Novost u PRAG-u 2013 su penali. U slučaju lažnih izjava, značajnih pogrešaka, nepravilnosti ili prijevare korisnik može biti isključen iz natječajnih postupaka i dodjeljivanja ugovora na maksimalno razdoblje od pet godina od datuma povrede i do 10 godina u slučaju ponovljenog prekršaja u okviru petogodišnjeg razdoblja od prethodno navedenog datuma. Korisnik također može snositi financijske penale u visini od 2-10% ukupne vrijednosti grant ugovora. Ovaj postotak može biti povećan na 4-20% u slučaju ponovljenog prekršaja u roku od pet godina od prvog prekršaja.
[wpfilebase tag=file id=31 tpl=simple /]
