Svaki prijavitelj EU projekta koji je na neki od poziva za dodjelu bespovratnih sredstava poslao projektni prijedlog i koji je potom odabran za financiranje, mora potpisati ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava. Ovo je najteži dio puta u korištenju EU fondova, prepun raznih rizika. Stoga je izrazito važno da korisnik projekta dobro upozna obveze koje proizlaze iz takvog ugovora te ih percipira i tumači u okviru sustava EU fondova. Nepoznavanje ovih odredbi i svega što ga čeka u provedbi Korisnika može dovesti u neplanirane troškove i financijske gubitke.
Poziv na dostavu prijedloga i ugovor o bespovratnim sredstvima predstavljaju pravnu osnovu za svakog prijavitelja, odnosno projekt koji se planira prijaviti.
Specifičnosti ugovora ovise o Programu i Pozivu iz kojeg se projekt financira i u ovom smislu moguće su značajne razlike u uvjetima financiranja i u različitim okolnostima ugovornih obveza. Svaki Poziv na dostavu prijedloga definira specifične uvjete i potreban komplet dokumentacije koji će činiti sastavni dio Ugovora, odnosno odrediti ugovorne strane. Najčešće ugovor o bespovratnim sredstvima potpisuju Korisnik bespovratnih sredstava (s jedne strane), odnosno Posredničko tijelo razine 1 (ili Upravljačko tijelo) i Posredničko tijelo razine 2 (s druge strane).
Logično, ključne odredbe ugovora nalaze se u posebnim uvjetima, odnosno nacrtu ugovora, koji su, kao što im i sam naziv govori, specifično su pripremljeni za svaki projekt. U njima se definira službeni naziv projekta, referentni broj ugovora, svrha, provedba i financijsko razdoblje Projekta, iznos bespovratnih sredstava, postotak financiranja Projekta i uređenje plaćanja, prilozi koji su sastavni dio posebnih uvjeta ugovora i dr.
Kao primjer navodimo i druge priloge od kojih se ugovor najčešće sastoji:
Prilog A. – Prilog 1. Opći uvjeti koji se primjenjuju na projekte financirane iz ESI fondova u financijskom razdoblju 2014.–2020.
Prilog B. – Obrazac 1. Prijavni obrazac
Prilog C. – Obrazac 2. Investicijska studija
Prilog D. – Pravila o provedbi postupaka nabave za neobveznike Zakona o javnoj nabavi
Prilog E. – Zahtjev za predujam
Prilog F. – Zahtjev za nadoknadom sredstava
Prilog G. – Plan nabave
Prilog H. – Završno izvješće i kontrolna lista
Prilog I. – Izvješće nakon provedbe projekta i kontrolna lista
Prilog J. – Pravila o primjeni financijskih korekcija
Na korisniku je krajnja i isključiva odgovornost za provedbu projekta, za poštivanje ugovornih obveza te za pravodobno izvješćivanje PT-ova, bez obzira na to provodi li projekt s partnerima ili bez njih.
Jednu od najsloženijih obveza koja proizlazi iz ugovora, odnosno rizik u provedbi projekta predstavljaju postupci nabave:
- Kada je Korisnik i/ili partner koji provodi nabavu javni naručitelj u smislu Zakona o javnoj nabavi, obvezan je postupati u skladu s navedenim Zakonom i primjenjivim podzakonskim propisima.
- Kada Korisnik i/ili partner koji provodi nabavu nije javni naručitelj dužan je provesti nabavu i sklopiti ugovor o nabavi sukladno pravilima koja se primjenjuju na osobe koje nisu obveznici Zakona o javnoj nabavi, koja su, ako je primjenjivo, sastavni dio Ugovora.
Korisnik je obvezan obavještavati posrednička tijela o napretku u provedbi projekta te o provedbi mjera oglašavanja i to podnošenjem sljedećih izvješća:
- Izvješća o napretku – na obrascu Zahtjeva za nadoknadom sredstava
- Završno izvješće o provedbi projekta, te
- Izvješće nakon provedbe projekta.
Bespovratna sredstva navedena u Posebnim uvjetima djelomično ili u cijelosti sufinanciraju prihvatljive troškove čiju prihvatljivost potvrđuje PT 2 samo ako u cijelosti odgovaraju zahtjevima određenim Ugovorom i/ili primjenjivim propisima. Neprihvatljive projektne troškove snosi korisnik, kao i one koji se ne financiraju bespovratnim sredstvima, odnosno one koji su sukladno ugovoru trebali biti financirani bespovratnim sredstvima, ali nisu potvrđeni kao prihvatljivi od strane PT 2.
U tom kontekstu jedan od ključnih priloga ugovoru o bespovratnim sredstvima predstavljaju Pravila o financijskim korekcijama. Ovim se Pravilima utvrđuju uvjeti i način na temelju kojih se korisniku, nakon što je nadležno tijelo utvrdilo nepravilnost koju je počinio korisnik i/ili partner korisnika bespovratnih sredstava, određuju financijske korekcije i privremena mjera obustave isplate dodijeljenih sredstava. Ključni savjet korisnicima je da u provedbu projekata ne ide bez iskustva, bilo da u svom projektnom timu imaju zaposlenike koji su provodile projekte ili vanjske stručnjake te naravno stručnjake na području javne nabave.
Na prvom ovosezonskom PJR KLUB: Državne potpore i potpore male vrijednosti za primatelje i davatelje potpore saznajte više o državnim potporama!
