Korisnici bespovratnih sredstava iz strukturnih fondova obvezni su prema članku 2.1. Općih uvjeta[2] sve potrebne informacije o provedbi projekta dati posredničkom tijelu 2. razine (PT2).
Korisnik mora pripremiti:
- Izvješća o napretku (Zahtjevi za nadoknadom sredstava),
- Završno izvješće o provedbi projekta i
- Izvješće nakon provedbe projekta („Ex-post“ izvješće), ako je primjenjivo.
Ukoliko budu postojali dodatni zahtjevi za izvještavanje, oni će biti definirani u Posebnim uvjetima.
Izvješće o napretku
Tijekom provedbe projekta korisnik će izvještavati o napretku projekta kroz tzv. Zahtjev za nadoknadom sredstava. Ovaj zahtjev ujedno sadržava informacije o napretku projektnih aktivnosti, ostvarenju predviđenih rezultata te trošenju proračunskih sredstava, kao i plan podnošenja zahtjeva za nadoknadom. Izvještaji o napretku ujedno predstavljaju zahtjeve za nadoknadom sredstava po kojima korisnici bespovratnih sredstava od PT2 zahtijevaju nadoknadu već plaćenih prihvatljivih troškova odnosno pokrivanje nastalih (neplaćenih) troškova. Dakle, svaki Korisnik će imati pravo izabrati hoće li Zahtjevom pokriti:
- plaćene izdatke (metoda nadoknade), ili
- izdatke koji su nastali, ali nisu plaćeni (metoda plaćanja), ili
- kombinaciju plaćenih i nastalih/neplaćenih izdataka, i u kojem omjeru.
Posebni uvjeti ugovora će dodatno definirati je li korisniku dopušteno tražiti odobrena sredstva po metodi nadoknade i/ili metodi plaćanja.
Zahtjevi za nadoknadom moraju biti popraćeni odgovarajućom papirnatom dokumentacijom koja će dokazati provedbu pojedinih projektnih aktivnosti, ostvarenje indikatora projekta te prihvatljivost nastalih odnosno plaćenih troškova. Članak 15.4. Općih uvjeta navodi oblike potporne dokumentacije koja će se najčešće tražiti, npr.: računi dobavljača, evidencije radnog vremena, platne liste, putni nalozi, dokumenti javne nabave itd. Ukoliko se izdaci potražuju po metodi plaćanja, prilaže se i dokumentirani dokaz o izvršenim uplatama za nastale izdatke (npr. nalozi za plaćanje, bankovni izvodi, vaučeri za gotovinske izdatke itd.). Pritom treba imati na umu i specifičnu potpornu dokumentaciju koju je korisnik sam definirao u svom projektnom prijedlogu. Osim toga odgovarajuća računovodstvena dokumentacija mora pratiti sve dokumente kojima se pravdaju troškovi i s njima povezana plaćanja. Tako članak 16.3. Općih uvjeta navodi kako „Korisnik mora osigurati da se Zahtjevi za nadoknadnom sredstava (tijekom provedbe i završni) i drugi financijski podaci povezani s projektom mogu lako i točno uskladiti s Korisnikovim računovodstvenim i knjigovodstvenim sustavom te temeljnim računovodstvenim i drugim relevantnim evidencijama“.
Popunjeni obrazac Zahtjeva za nadoknadom sredstava mora se podnijeti u sljedećim formatima:
- u izvorniku u papirnatom obliku (ovjeren od strane odgovorne osobe),
- u elektroničkom obliku (ako je takva funkcionalnost predviđena, podnošenje zahtjeva se izvršava kroz Integrirani informacijski sustav za upravljanje Kohezijskim fondom i strukturnim fondovima tzv. MIS)..
Rok za podnošenje Izvješća o napretku je 15 kalendarskih dana nakon isteka najmanje svaka tri mjeseca provedbe Projekta, osim ukoliko drugačije nije navedeno u Posebnim uvjetima. Zahtjevi za nadoknadom se mogu podnositi u bilo kojem trenutku nakon stupanja Ugovora na snagu pa do roka koji je definiran u Posebnim uvjetima.
Učestalost podnošenja Zahtjeva za nadoknadom prvenstveno ovisi o rasporedu planiranih izdataka odnosno novčanom tijeku projekta, pri čemu korisnici moraju dostaviti PT2 Plan podnošenja zahtjeva za nadoknadom u roku od 10 dana nakon potpisa ugovora, uz navođenje potraživanih iznosa te planirani mjesec podnošenja zahtjeva (Opći uvjeti, članak 15.21.). Vrijeme i iznosi navode se na temelju planiranog trenutka podnošenja, a ne planiranog nastanka troškova. Plan podnošenja zahtjeva se uvijek može ažurirati prilikom podnošenja pojedinog Zahtjeva za nadoknadom. U Posebnim uvjetima može dodatno biti propisana gornja granica za najniži iznos izdataka koji se može prijaviti po pojedinom zahtjevu.
Nakon što zaprimi Zahtjev za nadoknadom, PT2 mora provjeriti i potvrditi prihvatljivost prijavljenih izdataka u roku od 30 kalendarskih dana (Opći uvjeti, članak 15.15.). Prema članku 15.16. Općih uvjeta „Rok za izvršenje plaćanja Korisniku je 30 dana od dana isteka roka za pregled predmeta obveze, odnosno 30 dana od dana isteka roka za provjeru Zahtjeva za predujam/Zahtjeva za nadoknadom sredstava.“ Sukladno navedenim definiranim rokovima, korisnici načelno mogu očekivati isplate u roku od 2 mjeseca nakon podnošenja pojedinog Zahtjeva.
Završno izvješće o provedbi projekta
U strukturi obrasca Završnog izvješća naglasak je na obrazloženju osiguranja trajnosti rezultata projekta: kako će se upotrijebiti isporučevine (eng.“outputs“) i rezultati projekta nakon završetka projekta; tko će imati vlasništvo nad istima; kako će se osigurati institucionalna, organizacijska i financijska trajnost rezultata projekta; te koja je institucija odgovorna za održivost i praćenje rezultata.
Završno izvješće o provedbi projekta podnosi se zajedno sa Završnim zahtjevom za nadoknadom sredstava. Obrazac Završnog zahtjeva za nadoknadom istovjetan je prethodnim Zahtjevima/izvješćima o napretku, samo što se odnosi na zadnje izvještajno razdoblje. Korisnik pritom uz Završni zahtjev za nadoknadom sredstava mora priložiti podatke o iznosu kamate ostvarene na bankovnom računu projekta koji se oduzima od konačne isplate temeljene na ukupnim prihvatljivim troškovima projekta.
Rok za podnošenje Završnog izvješća je 30 kalendarskih dana nakon posljednjega dana razdoblja provedbe Projekta (osim ako nije drugačije navedeno u Posebnim uvjetima). Po zaprimanju Završnog zahtjeva za naknadom sredstava, PT2 mora provjeriti i potvrditi izdatke u roku od 60 kalendarskih dana. S obzirom da je prema članku 15.16. Općih uvjeta rok za plaćanje Korisniku 30 dana od potvrde izdataka, korisnici načelno mogu očekivati finalnu isplatu u roku od 90 dana.
Izvješće nakon provedbe projekta („Ex-post“ izvještaj)
Korisnik mora pripremiti Izvješće nakon provedbe projekta u roku od 30 kalendarskih dana nakon isteka svake uzastopne godine od dana odobrenja Završnog izvješća.
U „Ex-post“ izvještaju naglasak je na praćenju ostvarenja ciljanih vrijednosti indikatora projekta, pri čemu Korisnik mora pružiti sljedeće informacije:
Svaki indikator mora biti naveden precizno u skladu s informacijama iz Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava (opis indikatora, jedinica, planirana količina/vrijednost). Stvarna količina/vrijednost postignutog indikatora navodi se od početka projekta do kraja izvještajnog razdoblja, kumulativno. Kako bi Korisnik dokazao postizanje vrijednosti indikatora rezultata, potrebno je referirati se na dokumente kojima se opravdava prethodno navedena razina postignuća (npr. sporazum, dozvola, izvješće, studija, itd.). U komentarima se pružaju eventualne dodatne informacije o ostvarenju indikatora, pri čemu su nužna obrazloženja ukoliko je stvarna vrijednost manja ili veća od planirane.
Ukoliko nije drugačije određeno u Posebnim uvjetima, izvješća se moraju dostavljati tijekom 5 godina od dana završetka Projekta.
Izvješća nakon provedbe nisu obvezna za projekte financirane iz Europskog socijalnog fonda (ESF-a), osim ako je ova obveza izvještavanja definirana u Pozivu na dostavu projektnih prijedloga.
[1] Opći uvjeti, koji se primjenjuju na projekte financirane iz strukturnih fondova i Kohezijskog fonda EU u sklopu programa u razdoblju 2007.–2013., verzija kolovoz 2013.
[2] Opći uvjeti, koji se primjenjuju na projekte financirane iz strukturnih fondova i Kohezijskog fonda EU u sklopu programa u razdoblju 2007.–2013., verzija srpanj 2014.
[wpfilebase tag=file id=27 tpl=simple /]
