Izazovi upravljanjanja provedbom projekta novozaposlenog voditelja
Na čelu projektnog tima odgovornog za provedbu projektnih aktivnosti je voditelj projekta (Project Manager) čiji zadaci uključuju: raspodjelu posla članovima projektnog tima, organizaciju i koordinaciju projektnih aktivnosti, vođenje sastanaka te održavanje suradnje s projektnim partnerima i suradnicima.
Uobičajeno, voditelj projekta je osoba iz korisničke ustanove/institucije/tvrtke te osoba koja je sudjelovala u pripremi projektnog prijedloga. Prednost takvog odabira voditelja leži u poznavanju rada i procedura korisničke institucije te znanju i iskustvu voditelja u radu s ostalim članovima projektnog tima. S druge strane, projekt je moguće planirati tako da voditelj projekta bude novozaposlena osoba. U tom slučaju, voditelj nije sudjelovao u izradi projektnog prijedloga, a prvi radni dan na mjestu voditelja projekta u pravilu je i prvi dan provedbe samog projekta. Slijede savjeti za uspješnije upravljanje provedbom projekta.
Upoznati se s projektom
Početna točka pristupa novom radnom mjestu leži u zadatku upoznavanja s projektom. Novozaposleni voditelj projekta bi trebao detaljno proučiti projektni prijedlog kao i ugovor o financiranju. Bitno je tijekom čitanja kritički se osvrnuti na svaku aktivnost s organizacijskog stajališta te pripremiti bilješke koje obuhvaćaju sve potrebne radnje za provedbu aktivnosti. Voditelj također treba posvetiti pažnju metodologiji provedbe projekta, navedenim ulogama članova projektnog tima, partnera i suradnika, ali i analizi rizika.
Komunikacija s projektnim timom
Nakon što se novozaposleni voditelj upoznao sa svim bitnim aspektima projekta, poželjno je održati sastanak s projektnim timom. Tijekom sastanka, članovi mogu razmijeniti očekivanja od provedbe projekta te usuglasiti način i tijek komunikacije tijekom provedbe. Sastanak je također odlična prilika novom voditelju za postavljanje pitanja o projektu, logici aktivnosti projekta, metodologiji, posebnostima krajnjih korisnika i ciljnih skupina, kao i predloženim metodama rada i komunikacije s ciljnim skupinama i krajnjim korisnicima. Isti sastanak također daje novom voditelju priliku da se upozna sa stajalištima i interesima projektnih partnera, suradnika i ostalih dionika. Članovi projektnog tima u projekt unose vlastita iskustva i vještine. Kako bi se osigurao prijenos znanja, bitno je održavati komunikaciju jer je ona ključ uspješnog timskog rada a time i uspjeha bilo kojeg projekta.
Uvidjeti vlastitu odgovornost
Unatoč tome što projektni tim zajedno sudjeluje u provedbi, voditelj projekta je osoba odgovorna za uspjeh projekta te je za nju/njega bitno da je svjestan vlastite odgovornosti. Neizvršene ili neuspješne aktivnosti izravno utječu na neostvarenje ili slabije ostvarenje rezultata projekta, a time ostvaruju i slabiji utjecaj na ciljnu skupinu, krajnje korisnike, članove tima i suradnike koji su ih provodili i tako općenito smanjuju uspješnost projekta. Sve navedeno reflektirat će se u posljednjoj fazi projektnog ciklusa, evaluaciji rezultata i utjecaja, čime se potencijalno utječe i na daljnju strategiju institucije te planiranje i prijave na nove natječaje. Voditelj projekta svjestan vlastite odgovornosti lakše će prepoznati nužnost informiranja, dobre komunikacije s članovima projektnog tima i ostalim dionicima prije donošenja odluka te potrebe analize i anticipacije rizika, kao i izrade plana upravljanja rizicima.
Premostiti vlastita organičenja
Ograničenja novozaposlenog i/ili neiskusnog voditelja potječu iz manjka iskustva i manjka stručnog znanja o sektoru/području/ciljevima projekta. Ograničenja se mogu premostiti kroz komunikaciju, edukaciju, organizaciju i vlastiti stav. Komunikacija omogućuje voditelju da proširi znanja o, na primjer, unutarnjim procedurama institucija s kojima radi. Edukacija daje voditelju koji se prvi put susreće s provedbom projekta osnovne informacije o provedbi projekta te načinima izvještavanja, organiziranja radnog vremena projektnog tima te upravljanje promjenama ugovora. Organizacija omogućuje voditelju metodički pristup upravljanja provedbom, potiče planiranje unaprijed te prioritiziranje zadataka i aktivnosti. Konačno, kako bi novozaposleni voditelj projekta premostio vlastita ograničenja nastala uslijed manjka iskustva, bitni su pozitivan stav i motivacija.
Provedba projekta je izazovan zadatak jer je vrlo dinamična, donosi brojne nepredviđene okolnosti i ovisi o uspješnoj suradnji svih projektnih dionika i ugovornog tijela. Ipak, provedba svakog projekta jest jedinstvena: svaki je projekt drugačiji. Novozaposleni i neiskusni voditelj projekta ne mora nužno imati teži zadatak u odnosu na iskusne voditelje projekta, ukoliko je kvalitetno upoznat s projektom, održava komunikaciju s projektnim timom, svjestan je odgovornosti svog položaja i nastoji premostiti vlastita ograničenja.
[wpfilebase tag=file id=17 tpl=simple /]
