Osnove izrade tehničkih specifikacija (2. dio)
Svrha izrade tehničkih specifikacija u okviru ugovora o nabavi robe i izvođenju radova je pružiti informacije dobavljačima i izvođačima o svrsi i predmetu natječaja, ali ujedno i obavezama koje će, u slučaju odabira njihove ponude, postati ugovorne.
Tehničke specifikacije dio su natječajne dokumentacije (Tender Dossier) i postaju prilog ugovora. Detaljna izrada tehničkih specifikacija iznimno je važna za uspjeh nabave, odnosno projekta. Neophodno je osigurati da potencijalni dobavljači projekt shvate kao što je i zamišljen te, nastavno, da isporuka i radovi imaju biti obavljeni na vrijeme i bez gubitaka resursa. Sukladno navedenom, veći napor uložen u pripremu projekta direktno utječe na uštedu novca i vremena u kasnijim fazama projektnog ciklusa, kao i na odnos između ugovornih strana.
Tehničke specifikacije moraju omogućiti jednak pristup kandidatima i ponuditeljima te ne smiju stvarati neopravdane prepreke ravnopravnom natjecanju. One definiraju karakteristike traženih proizvoda, usluga ili materijala i radova s obzirom na ciljeve projekta.
Prilikom izrade tehničkih specifikacija neophodno je osigurati jasnoću, konciznost i konzistentnost (pri čemu ne smiju spominjati ili opisivati specifičan proizvod ili proizvođača). S druge strane, tehničke specifikacije ne smiju biti previše specifične i na taj način ograničiti pristup natjecanju. Ukoliko objavljeni natječaj rezultira neobjašnjivo malim brojem ponuda (ili samo jednom zaprimljenom ponudom), štoviše, tako nešto može biti indikacija da se radi o pogodovanju nekom od natjecatelja.
Neovisno o tome povjerava li se izrada tehničkih specifikacija, s obzirom na tehničku složenost opreme ili radova koji se provode, vanjskim stručnjacima, korisnik mora osigurati vlasništvo i kvalitetu postupka.
Tehničke specifikacije osnova su izrade radnog plana izvedbe projekta, stoga moraju temeljito i kvalitetno reflektirati stvarnu situaciju u trenutku izrade (ili predviđenog početka izvedbe) kako bi se izbjegle potencijalne izmjene projekta i time povezani gubici. Navedeno uključuje opis stanja u sektoru/instituciji/objektu/terenu, opcije vezane uz alternativna rješenja, podugovaranje, javnu prezentaciju ili posjet mjestu, zahtjeve vezane uz isporuku i izvještaje ili potrebnu dokumentaciju. Također, one mogu uključivati i druge dodatne usluge osim same dostave opreme. Te usluge uključuju izradu, dostavu, istovar, instalaciju, trening, održavanje ili dodatne post-prodajne usluge. Sve navedeno mora biti traženo u tehničkim specifikacijama, pri čemu treba imati na umu da svaka od navedenih usluga potencijalno podiže cijenu ugovora. Zato je kvalitetno istraživanje tržišta neophodan alat u kvalitetnoj provedbi natječaja (kao i za utvrđivanje potencijalne raspoloživosti robe prihvatljivog porijekla i dobavljača prihvatljivog sjedišta).
Tehničke specifikacije povjerljiv su dokument i ne smiju biti otkrivene trećoj strani do trenutka objave natječaja. Ukoliko se natjecateljima u vremenu trajanja postupka daju bilo kakve dodatne informacije od interesa svih natjecatelja, te informacije moraju biti dostavljene pisanim putem (ili javno objavljene) i to svim natjecateljima istovremeno.
Tehničke specifikacije predstavljaju minimalne zahtjeve opreme koja treba biti dostavljena i javno se objavljuju (ili dostavljaju svim pozvanim natjecateljima u pregovaračkoj proceduri). Natjecatelji moraju zadovoljiti sve minimalne zahtjeve navedene u specifikacijama (jedan propušten zahtjev razlog je za odbacivanje ponude), prema tome zahtjevi moraju biti postavljeni na taj način da je jasno što se dešava ukoliko proizvod ne udovoljava traženom ili ukoliko ga premašuje (pri čemu nije moguće davati dodatne bodove ili bilo kakvu prednost). Iz dokumentacije koju su natjecatelji dostavili mora biti vidljiva precizna konfiguracija proizvoda, a specifikacija mora omogućiti odboru za ocjenjivanje adekvatnu usporedbu između tražene i ponuđene specifikacije. U suprotnom ponuda može biti izbačena.
Ugovor se potpisuje sa cjenovno najpovoljnijim natjecateljem od onih koji su zadovoljili minimalne administrativne i tehničke kriterije (kriterij dodjele isključivo je cijena).
[wpfilebase tag=file id=21 tpl=simple /]
