Seriju članaka Mala škola specifikacija započeli smo s ciljem da naručiteljima u procesu nabave proizvoda/usluga u sklopu EU projekata olakšamo pisanje projektnih zadataka i specifikacija budući da se dobrim i preciznim opisom predmeta nabave skraćuje vrijeme provedbe projekta, odnosno izbjegavaju žalbe, a naručitelj dobiva predmet nabave željene kvalitete.
U prvom izdanju Male škole specifikacija pisali smo o čemu je potrebno voditi računa prilikom sastavljanja specifikacija za usluge tiska, a u ovom izdanju pozabavit ćemo se organizacijom događanja (konferencija za novinare, javnog predstavljanja projekta i sl.)
Prilikom organiziranja događanja potrebno je najprije odgovoriti na neka osnovna pitanja:
- Tko je ciljana publika?
- Koja je svrha događanja?
- Kakvu vrstu događanja želimo organizirati?
- Tko će prisustvovati događanju?
- Koji je predviđeni broj gostiju?
- Koju lokaciju namjeravamo koristiti?
- Da li će se koristiti usluga cateringa?
- Tko su govornici?
Ova pitanja postavit će svaki dobavljač s ciljem organizacije što kvalitetnijeg događanja koje je prilagođeno ciljnoj publici i kojim će se postići željeni ciljevi te bi bilo poželjno sve navedene stavke definirati u projektnom zadatku. Definiranje ciljane publike i svrhe događanja utjecat će u velikoj mjeri na vrstu.
Vrste događanja
Konferencije
Organiziraju se u svrhu obrazovanja za umrežavanje ili za raspravu o temi s nizom govornika ili za priopćavanje rezultata određene aktivnosti. Također, mogu se organizirati kako bi se javnosti predstavili rezultati rada istraživačke skupine ili kako bi se komuniciralo o operativnom programu. Konferencije su obično neformalne.
Konferencije za tisak
Često se organiziraju radi informiranja šire javnosti, ali se obraćaju novinarima koji su u mogućnosti istodobno doprijeti do velikog broja ljudi. Obično su organizirane da predstave problem koji može proizvesti neke reakcije javnog mnijenja zbog posljedica radnji koje mogu utjecati na zaštitu okoliša, razinu zaposlenosti, sigurnost na radu, politiku ulaganja. Kad pozivate novinare, provjerite jesu li vijesti koje namjeravate širiti zaista zanimljive njima kako bi izbjegli da se konferencija za tisak smatra gubljenjem vremena;
Seminari
Obično su u obliku akademske nastave, bilo na sveučilištu, bilo u ponudi komercijalne ili profesionalne organizacije. Oni imaju funkciju okupljanja malih grupa za ponavljajuće sastanke, usredotočujući se svaki put na određenu temu, gdje se od svih prisutnih traži aktivno sudjelovanje.
Posjet gradilištu / „Test site visit“
Usmjereni su novinarima i obično se organiziraju na teritoriju. Oni su “putujuća” događanja, putem kojih institucija informira novinare o određenom projektu posjetima na terenu, koji bi tijekom uobičajene konferencije bili opisani samo riječima.
Info-dani
Organiziraju se kako bi se objavili pojedinačni pozivi za dostavu prijedloga projekata, kako bi se potencijalnim prijaviteljima objasnilo sve što trebaju znati o postupku prijave – svrha određenog poziva, rokovi, kriteriji prihvatljivosti, potrebna dokumentacija, kriteriji za odabir i ocjenu, postupci javne nabave i ostale relevantne informacije. Oni su također dobro sredstvo za stvaranje interesa među dionicima i poticanje da se prijave sa svojim projektnim idejama.
Radionice
Treninzi koji mogu trajati nekoliko dana. Ističu rješavanje problema, praktični trening i zahtijevaju uključivanje sudionika. Mogu se organizirati radionice za korisnike OP-a na različite teme povezane s Programom i za uspješnu provedbu operacija.
Okrugli stolovi
Sastanak na kojem sudjeluje ograničeni broj govornika, stručnjaka iz određenog sektora koji raspravljaju o pitanju od zajedničkog interesa. Stručnost može biti akademska ili povezana s određenim aspektima profesionalne djelatnosti. Događanje je obično neformalno i ima za cilj potaknuti snažnu interakciju između sudionika i javnosti. Stoga su to sastanci koji zahtijevaju vrlo pažljivu organizaciju kako bi se mogli suočiti s problemima koji se mogu pojaviti.
Javno predstavljanje
Događanje koje se odvija na javnoj površini s ciljem predstavljanja projekta javnosti. Obično podrazumijeva najam štanda, podjelu informativnih materijala i davanje informacija zainteresiranima.
Što sve uzeti u obzir prilikom definiranja troškovnika?
“Check lista” organizacijskih aktivnosti:
Priprema i izrada svih press materijala
Pozivanje novinara (definirati broj i vrstu medija – lokalni, nacionalni, stručni)
Najam pozornice ili govornice
Najam štandova, šatora, namještaja (količina, dimenzije)
Ozvučenje (tehničke specifikacije)
Najam garderobe
Domjenak (vrste hrane i pića + prateća oprema za catering)
Fotografiranje (količina i kvaliteta fotografija)
Video snimanje (duljina željenog video materijala)
Registracija sudionika (mjesto i način)
Vođenje prijava sudionika na događanje
Angažiranje moderatora događanja
Prigodni promotivni pokloni
Distribucija objava za medije
Materijali za osiguranje vidljivosti EU sufinanciranja
Upute za korisnike vezane uz mjere informiranja i komunikaciju o projektima sufinanciranima u ESI fondova u razdoblju 2014. – 2020., obvezujuće su za sve korisnike sredstava čiji su projekti sufinancirani iz Europskog fonda za regionalni razvoj (EFRR), Europskog socijalnog fonda (ESF) i Kohezijskog fonda (KF) u razdoblju 2014.- 2020.
U prostoriji u kojoj se održava konferencija (ili neki drugi tip događanja), na vidljivom mjestu trebaju biti izvješene EU i hrvatska zastava (samostojeće ili stolne) ili prostorija mora biti obilježena posterima/banerima vezanima uz projekt.
Također, tijekom konferencije, korisnik je dužan istaknuti da je projekt sufinanciran od strane Europske unije te pružiti informaciju o financijskoj vrijednosti projekta (posebno naglasiti koliki udio sufinancira EU) te fondu i operativnom programu unutar kojeg se projekt financira.
