Prvo pitanje koje bi se svatko trebao pitati na početku provedbe projekta je kako urediti držanje dokumentacije, odnosno sve papire koje će projekt proizvesti tijekom svog trajanja.
Nekoliko je razloga za specifično i uredno držanje projektne dokumentacije; tijekom provedbe obično je jedna osoba zadužena za provedbu projekta (tzv. Voditelj projekta), no nerijetko se dogodi da se tokom trajanja projekta voditelj projeka izmijeni i nova osoba mora se snaći u dokumentaciji projekta. Ako ona nije vođena logično, nova osoba možebitno će se teško snaći. Nadalje, tijekom provedbe projekta uobičajeno je da predstavnici ugovornog tijela posjete projekt i pregledaju projektnu dokumentaciju. Također, prema pravilima ugovora uglavnom se očekuje da se dokumentacija čuva i do 7 godina poslije finalnih isplata, a naknadne posjete nekih revizijskih misija Europske komisije uobičajena su praksa.
Iako držanje projektne dokumentacije u krajnjoj liniji ovisi o individualnoj logici i specifičnosti projekta (odnosno ne postoji jedinstveno rješenje), u nastavku dajemo preporuke kako organizirati projektna papirologija u registratore. Preporuke se jednako odnose na elektroničko čuvanje dokumentacije kao i na originale i papirne verzije istih dokumenata.
- Projektni prijedlog i proces do potpisa ugovora
U ovoj mapi poželjno je imati svu dokumentaciju i korespondenciju koja se stvarala tokom izrade projekata, uključujući vezu s konzultantima, službenu korespondenciju s ugovornim tijelom i konačno sam projektni prijedlog koji se slao na natječaj. Do potpisa ugovora nerijetko se dešavaju procesi finalizacije ugovora odnosno pregovora o proračunu, pa je i taj dio papirologije poželjno držati u ovoj mapi.
- Glavna mapa projekta
U ovoj tzv. „master file“ mapi uputno je držati original grant ugovora, kasnije manje izmjene ugovora (primjerice realokacije proračuna), velike izmjene ugovora (potpisane dodatke ugovoru, ako su postojale) svakako moraju biti na jednom ključnom mjestu. Osim ovih originala, uputno je ovdje držati svu korespondenciju s ugovornim tijelom tijekom provedbe projekta, listu osoba koje sudjeluju u provedbi projekta (s kontaktima), detaljno razrađeni provedbeni plan (tzv. gantt-chart), bilješke sa sastanaka projektnog tima, interne odluke i sl.
- Financije
Mapa s troškovima projekta svakako je jedan od najvažnijih dijelova projektne dokumentacije. Uputno je dokumente slagati na način koji facilitira izvješćivanje, a to je najčešće redoslijedom proračunskih linija. Dokumenti koji se odlažu ovdje ovise o vrsti troška, primjerice za troškove rada ovdje se ulažu tzv. „time-sheets“, kopije platnih lista i dokaza uplata plaća i davanja, za putne troškove ovdje valja čuvati putne naloge i popratne dokumente, za vanjske usluge ugovori, računi i dokazi o plaćanju istih itd.
- Javna nabava
Korisnici EU sredstava obvezni su nabavljati usluge, opremu i radove poštujući načela javne nabave, što zapravo podrazumijeva cijeli niz dokumentacije koju valja čuvati. Primjerice ovdje se predlaže raščlamba na: natječajnu dokumentaciju, objavu ili poziv za dostavu ponuda, dokumentaciju s odbora za ocjenjivanje ponuda (uključujući ponude i izvještaj odbora), ugovor, dokumentaciju iz provedbe ugovora s dokazima primitka usluga, opreme odnosno radova itd.
- Izvještaji
Ovisno o vrsti EU programa i nalozima ugovornog tijela tijekom provedbe projekta bit će nekoliko izvještaja. Uputno je imati jednu mapu u kojoj će se nalaziti svi službeni izvještaji ugovornom tijelu, uključujući kopije svih verzija i iteracija slanja, primljeni komentari i odobrenja.
- Rezultati projekta
Svaki projekt aktivnosti dijeli u specifične klastere ili komponente. Onako kako su u projektnom prijedlogu aktivnosti raspoređene, pobrojane i nazvane, tako bi valjalo voditi i papirologiju. Dokumenti koji će se ovdje odlagati ovise svakako o sadržaju projekta, a to mogu biti studije, publikacije, materijali s edukacija, bilješke, potpisne liste, ankete, analize, slike itd.
[wpfilebase tag=file id=12 tpl=simple /]
