Kako navodi International Project Management Association u priručniku Temeljne individualne kompetencije za upravljanje projektima (2018.), današnji projekti provode se u kompleksnom okruženju koje uključuje specifičnosti određenih djelatnosti, kulturu, jezik, društveno-ekonomski status i tip organizacija. Sve navedeno utječe na uspješno upravljanje projektom.
Sama priprema provedbe projekta važan je segment koji, ako se postavi u ispravnom obliku, omogućuje uspješnu provedbu projekta i ostvarenje projektnih ciljeva. Drugim riječima, uspješno upravljanje projektom doprinosi samom uspjehu projekta, što potom pridonosi uspješnosti organizacije koja provodi projekt.
Kao dva važna preduvjeta za uspješan početak projekta ističu se kvalitetan projektni tim te unaprijed isplanirano upravljanje projektom.
Projektni tim
Važan korak na početku provedbe projekta čini odabir voditelja projekta i njegovog tima jer će upravo njihove kompetencije biti presudne za uspješno upravljanje projektom, a samim time i uspješno ostvarenje projektnih ciljeva. Članovi tima koji sudjeluju u poslovima upravljanja
projektom moraju posjedovati potrebna znanja i vještine koje će im omogućiti uspješno izvršenje projektnih zadataka. Voditelj projekta i projektni tim provode projekt u dinamičnom okruženju koje uključuje različite rizike, promjene i ograničenja u projektu te je stoga važno tijekom provedbe projekta neprekidno upravljati tim segmentima.
Jedan od načina na koji je moguće upravljati rizicima, promjenama i ograničenjima u projektu jest da prije početka provedbe projekta produciraju tzv. Plan upravljanja projektom.
Plan upravljanja projektom
Sadržaj plana upravljanja projektom zapravo uključuje pregled glavnih aktivnosti voditelja i projektnog tima. Plan upravljanja projektom čine sljedeći dijelovi:
- Opće informacije o projektu;
- Ciljevi i glavne isporuke projekta;
- Interesni sudionici (uključuje identifikaciju interesnih sudionika te definiranje njihove uloge i njihovih interesa);
- Struktura rada na projektu (sa jasnom podjelom uloga i odgovornosti);
- Vremenski plan provedbe projekta;
- Financijski plan provedbe projektnih aktivnosti sa novčanim tijekom, opisom resursa potrebnih za projekt;
- Plan nabave te plan angažiranja vanjskih resursa;
- Registar rizika sa prijedlogom mjera za ublažavanje rizika;
- Komunikacijski plan koji uključuje internu komunikaciju, kao i komunikaciju sa vanjskim dionicima;
- Struktura izvješćivanja sa jasno definiranim rokovima i strukturom pojedinih izvještaja;
- Upravljanje projektnom dokumentacijom kako bi se osigurao odgovarajući revizijski trag
