Uistinu se može reći da je izrada plana javne nabave usluga, opreme i radova u provedbi projekata pola puta do uspjeha postupka nabave. Svaka nabava morala bi se sagledati u planu aktivnosti odnosno vremenskoj dimenziji aktivnosti koje prate postupak javne nabave prema EU pravilima.
Datumi odnosno rokovi koje je najvažnije definirati u planu nabave su: rok za izradu tehničke dokumentacije nabave, rok za završetak istraživanja tržišta, rok za izradu cijelog seta natječajne dokumentacije, datum pokretanja postupka, rok za primanje ponuda (završetak natječaja), rok u kojemu će odbor za ocjenjivanje donijeti odluku te datum do kojega će se pripremljeni ugovor potpisati. Osim aktivnosti u vremenskom slijedu, preporuča se također da se za svaku aktivnost imenuju osobe koje se zadužuju izvršiti pojedine radnje plana.
Prvi korak u planu nabave je priprema detaljnih tehničkih specifikacija (za nabavu opreme ili radove zajedno s troškovnicima) ili opisa poslova za usluge. Nakon definiranja ovih ključnih dokumenata, potrebno je pripremiti cjelovitu natječajnu dokumentaciju. Ukoliko nedostaje kompetencija unutar tima koji provodi nabavu, bilo za izradu tehničke dokumentacije, bilo za izradu kompletne natječajne dokumentacije, uputno je potražiti vanjske stručnjake. Naime, najveći izvor pogrešaka u nabavi su pogreške u samoj natječajnoj dokumentaciji. Stoga je interna ili vanjska provjera kvalitete dokumentacije korak kojeg je preporučljivo planirati. Svi koji su sudjelovali u izradi dokumentacije potpisuju izjavu o objektivnosti i povjerljivosti podataka vezanih uz nabavu.
Kad je poznat predmet nabave, valja pripremiti ažuriranu studiju istraživanja tržišta odnosno identificirati barem tri potencijalna ponuditelja (dobavljača) prihvatljivih karakteristika prema relevantnim pravilima (kao što je pravilo porijekla opreme ponuditelja i sl.). Ovo je važno zbog potvrde dostatnosti sredstava i zbog pozitivnog stava prema poštivanju pravila ravnopravnog tržišnog natjecanja.
Objava natječaja ili poziv za dostavu ponuda ovisi o vrsti postupka koji je definiran iznosom natječaja (primjerice pozivni natječaj, lokalni otvoreni natječaj itd). Ovo je važan datum koji treba planirati vremenskim planom nabave. Osim datuma objave, ključni period koji je potrebno definirati u planu nabave jest rok za dostavu ponuda odnosno trajanje natječaja koje, s obzirom na kompleksnost predmeta nabave ili rokove definirane procedurama, treba biti dovoljno dugo da omogući svim potencijalnim ponuditeljima da dostave ponudu.
Odabir članova odbora za ocjenjivanje ponuda je sljedeći međukorak. Članovi odbora moraju imati tehničko znanje, odnosno sposobnost za ocjenjivanje pristiglih ponuda, znanje jezika natječaja i poznavanje sadržaja natječaja. Članovi također moraju potpisati izjavu o nepristranosti i povjerljivosti vezanu uz postupak, a uobičajeno je da osobe koje su izrađivale natječajnu dokumentaciju i koje su vrlo dobro upoznate sa zahtjevima natječaja budu članovi odbora. Uz ovaj proces, tijekom trajanja natječaja također je potrebno predvidjeti osobe koje će pratiti odnosno zaprimati pitanja potencijalnih ponuditelja i pružiti im tijekom postupka trajanja natječaja.
Nakon što su imenovani članovi odbora za ocjenjivanje ponuda, u planu nabave (a i natječajnoj dokumentaciji) ključni datum kojeg je također potrebno predvidjeti jest otvaranje ponuda, odnosno sastanak odbora za ocjenjivanje. Isti može trajati nekoliko dana, uključujući eventualne zahtjeve za klarifikacijom ponuđačima (dodatnim razjašnjenjima) dijela ponuda u slučaju nejasnoća. Cilj sastanka je odabrati pobjedničku ponudu.
Ovisno o tome koji su sve dokumenti bili traženi u natječaju, uobičajeno se od ponuditelja izabranog kao najpovoljnijeg traži dostava dodatnih dokumenata koji dokazuju prihvatljivost ponuditelja. Tek nakon provjere spomenutih dokumenata, može se sastaviti i potpisati ugovor s pobjedničkim ponuditeljem.
Opisani proces, od izrade natječajne dokumentacije do potpisa ugovora u pravilu traje od dva do šest mjeseci. Plan nabave s obzirom na ostatak projekta će u idealnom slučaju također ostaviti i realnu mogućnost ponavljanja natječaja u slučaju da odbor nije zaprimio ni jednu tehnički prihvatljivu ponudu.
[wpfilebase tag=file id=19 tpl=simple /]
