Izmjene informativnog karaktera
Prema nacrtu Općih uvjeta ugovora koji se primjenjuju na projekte financirane iz europskih strukturnih i investicijskih fondova (u daljnjem tekstu: ESI fondovi) u financijskom razdoblju od 2014. do 2020. godine, izmjene manjeg značaja opisane su člankom 22. Općenito, izmjene manjeg značaja su one izmjene koje ne utječu na prava i obveze Korisnika, definirana samim potpisom Ugovora o bespovratnim sredstvima. Kod ovih izmjena ne sklapa se Dodatak Ugovoru.
Među najjednostavnije izmjene, koje Posredničko tijelo druge razine (u daljnjem tekstu: PT 2) u pravilu odobrava i bez traženja dodatnih pojašnjenja, su promjene bankovnog računa, promjene naziva ugovorne strane (s tim da promjena naziva ne smije uključivati i promjenu pravnog oblika), promjene adrese ili nekih drugih kontaktnih podataka Korisnika. Međutim, i ovdje valja pripaziti na jednu iznimno važnu stvar kod prijavljivanja izmjena, a to je pravovremenost. Naime, potrebno je o izmjenama obavijestiti PT 2 bez odgode, čim je novonastala situacija nastupila, odnosno čim smo za istu imali dovoljno pretpostavki da će se dogoditi.
Preraspodjela proračunskih sredstava
Preraspodjela, odnosno realokacija proračunskih sredstava je najčešći razlog za slanje manje izmjene u PT 2. Istraživanje koje je PJR proveo pokazalo je na uzorku od nekoliko stotina projekata kako je prosječan broj imjena ugovora u formi realokacija 5,36 po projektu. Prema tome, realokacije nisu iznimke, već nužnost, te je potrebno pretpostaviti da će se pojaviti u većem broju tijekom provedbe pri čemu je njima potrebno aktivno upravljati.
Kod računskih izmjena dvije su vrste preraspodjele sredstava unutar projekta – preraspodjela između glavnih proračunskih elemenata projekta i preraspodjela unutar jednog proračunskog elementa.
Kod realokacije između glavnih proračunskih elemenata valja naglasiti da je dopušteno odstupanje do 20% (što uključuje i 20%) izvornog iznosa proračuna (odnosno zadnjeg ugovorenog iznosa). Važno je naglasiti da nije dopušteno prekoračenje spomenutog postotka, ni u elementu iz kojeg se sredstva prebacuju, kao ni u elementu u koji se sredstva prebacuju. Na ovu činjenicu su posebno osjetljivi elementi s malim iznosom. Primjerice, projektom ste planirali nastup na međunarodnom sajmu koji je baš ove godine otkazan te ne postoji alternativni sajam u razdoblju trajanja projekta koji bi mogao zamijeniti onaj otkazani. S druge strane, novo istraživanje tržišta je pokazalo da je cijena stroja (iz drugog elementa projekta) više od 10% veća od budžetiranog iznosa za tu stavku te želite novac sa sajma realocirati na stroj. S obzirom na to da nastup na sajmu (iako prilično jeftin) čini 30% iznosa projektnog elementa, ova realokacija nije moguća bez sklapanja Dodatka ugovoru. Ovaj primjer nam ukazuje na potrebu za detaljnim planiranjem pri samom pisanju projekta.
Ukoliko se radi o preraspodjeli unutar proračunskog elementa, ne vrijedi spomenuto pravilo od 20 posto. Kod ovih realokacija realno je moguće odstupanje i do 100% i to tako da se jedna stavka ukine, a nova uvede ili da se više stavki proračuna sada spoji u jednu. I kod jedne i kod druge vrste preraspodjele potrebno je PT 2 obavezno dostaviti Tablicu preraspodjele sredstava (gdje je vidljivo novo stanje i stanje prije izmjene) te Obavijest o manjoj izmjeni gdje je detaljno opisano zbog čega je došlo do preraspodjele. Konačni iznos u Tablici preraspodjele sredstava mora nakon svake realokacije, u odnosu na ugovoreni iznos, ostati nepromijenjen.
Neostvarenje ciljanih vrijednosti pokazatelja i izmjena plana nabave
Svaki projekt ima određene ciljane vrijednosti koje mora ostvariti. One mogu biti zadane pozivom, operativnim programom ili ih može zadati sam Korisnik. Vezano uz pokazatelje, odnosno indikatore, izmjenama manjeg značaja moguće je opravdati varijacije manje od 15% od vrijednosti navedenih u Ugovoru. Dakako, Korisnik mora dokazati da isto nije mogao predvidjeti te dostaviti dokaze na osnovu kojih je moguće ustanoviti potrebu za promjenom.
Još je jedan čest razlog za slanjem izmjena manjeg značaja, jest izmjena plana nabave. Osobito se ovo odnosi na projekte čije trajanje je duže, s obzirom na to da se izmjena mora tražiti svaki puta kad se plan nabave ne izvršava u skladu s planiranim gantogramom.
Također, mogući razlog za izmjenu plana nabave može biti i spajanje ili razdvajanje određenih nabava i to zbog novih okolnosti koje su nastupile tijekom provedbe projekta. Izmjenu valja detaljno pojasniti kroz obrazac izmjene manjeg značaja te PT-u svaki puta dostaviti izmijenjeni plan nabave.
Kao što smo rekli, Korisnik o izmjenama obavještava PT 2 bez odgode, a najkasnije do dostave Zahtjeva za nadoknadom sredstava. Ukoliko PT 2 zaključi da se radi o nedopuštenim izmjenama, proglasit će troškove koji se odnose na predmetnu izmjenu neprihvatljivima. Kod preraspodjele sredstava između glavnim proračunskih elemenata projekta do 20% iznosa, Korisnik može poslati obavijest o izmjeni zajedno sa Zahtjevom za nadoknadom sredstava te može kroz taj ZNS potraživati troškove koji su vezani uz predmetnu preraspodjelu.
