Svaki projekt sadrži proračun koji se sastoji od stavki koje se dijele prema vrstama troškova, prihvatljivim i neprihvatljivim troškovima i pripadajućim mjestima troškova/šiframa radi jasne analitičke evidencije. Osim pravilne računovodstvene evidencije projekta i projektnih aktivnosti potrebno je osigurati pravilno financijsko planiranje/izvršenje financijskog plana i praćenje novčanog tijeka projekta kako bi se na vrijeme osigurala potrebna novčana sredstva. Proračun projekta potrebno je kontinuirano pratiti i usklađivati dinamiku aktivnosti u skladu s trenutno dostupnim projektnim sredstvima te po potrebi osigurati vlastita sredstva ili druge izvore financiranja za pokrivanje eventualne vremenske razlike između novčanog priljeva i odljeva. Korisnik projekta ne smije se dovesti u situaciju u kojoj ne može pravovremeno podmirivati dospjele obveze. Kako bi se na vrijeme eliminirao rizik nemogućnost podmirivanja dospjelih obveza radi nedostatka raspoloživih novčanih sredstava Korisnik projekta treba napraviti plan odnosno projekciju novčanog tijeka projekta. Potrebno je utvrditi:
- kakvi su planirani rokovi za predaju zahtjeva za doznakom sredstava, koliki je iznos predujma koji se isplaćuje i kakva je dinamika fizičkog doznačavanja sredstava na račun Korisnika a sukladno projektnoj dokumentaciji
- potrebno je voditi računa da postoji rizik da, ako postoje troškovi koji nisu potvrđeni zbog nedostatka informacija, popratne dokumentacije ili pojašnjenja, ti troškovi budu proglašeni neprihvatljivima (tj. potrebno je za njih osigurati vlastita sredstva – drugi izvor financiranja ili napraviti „realokaciju“ ili prenamjenu sredstava) ili da će nakon što se dostavi dokumentacija biti prebačeni u iduće razdoblje za povrat
- kada se očekuje isporuka robe, proizvoda i usluga odnosno koji je točan datum kada se prema ulaznim računima, ugovorima, obračunskim situacijama, obračunu plaće, obračunu putnih troškova i ostaloj relevantnoj dokumentaciji očekuje rok dospijeća plaćanja pristiglih obveza
- u slučaju kada je PDV neprihvatljivi trošak projekta jer je povrativ potrebno je utvrditi kakvo je vremensko odstupanje između plaćanja PDV-a (fizički odljev novčanih sredstava) do trenutka korištenja prava na pretporez te definirati izvor financiranja za privremeni novčani odljev ukoliko do njega dolazi
- jesu li svi planirani troškovi kao prihvatljivi u punom iznosu prihvaćeni
- troše li se raspoloživa sredstva namjenski
- poštuju li se sve propisane procedure i propisi kako ne bi došlo do neplaniranih troškova (npr. postupanje u skladu s propisanim pravilima nabave)
- ima li projekt, unatoč mogućim promjenama u tržišnim cijenama i eventualne promjene valutnog tečaja (u slučaju strane valute), dovoljno sredstava za podmirenje svih potrebnih troškova
- provjerava se da se u slučaju nastanka nepredviđenih troškova osiguraju pravovremeno adekvatna vlastita sredstva ili da se izvrši pravovremena prenamjena sredstava
- potrebno je osigurati da su ugovori pravovremeno potpisani i računi pravovremeno zaprimljeni od izvršitelja usluga, dobavljača robe ili izvođača radova, proknjiženi i plaćeni sukladno postavljenim internim procedurama i pravilima poslovanja i projekta kako bi se dokazalo da su troškovi nastali i kako bi se mogli na vrijeme uvrstiti u zahtjev za doznakom sredstava
- potrebno je analizirati moguće rizike i okolnosti koje mogu negativno utjecati na novčani tijek projekta te pravovremeno na njih reagirati s ciljem izbjegavanja ili ublažavanja (npr. izostanak članova tima, nepravovremeno odrađivanje aktivnosti i sl.)
- ukoliko je primjenjivo – potrebno je osigurati pravovremenu dostavu podataka o projektnim troškovima nastalih kod partnera sa svim potrebnim dokazima o nastanku troška i plaćanjima a sukladno nacionalnom zakonodavstvu i ugovoru
- potrebno je kontrolirati i pažljivo planirati ostale aktivnosti koje utječu na dinamiku novčanog tijeka projekta.
Premošćivanje nedostatka raspoloživih novčanih sredstava
Sredstva za premošćivanje nedostatka raspoloživih novčanih sredstava moguće je osigurati na nekoliko načina: ovisno o projektnoj dokumentaciji sredstava je moguće potraživati češćom dinamikom od okvirno predviđene dinamike, osigurati vlastita sredstva – drugi izvor financiranja ili napraviti preraspodjelu, „realokaciju“ ili prenamjenu sredstava, zatražiti pomoć u premošćivanju od vanjskih institucija/nadležnih tijela i ostalo. Pravovremenim planiranjem novčanog tijeka projekta osigurava se uspješno provođenje projektnih aktivnosti.
