Pri razmišljanju o javljanju na natječaje za dodjelu bespovratnih sredstava za projekte koje financira Europska unija, valja imati na umu cijeli niz elemenata iz područja financija. Za početak, treba utvrditi vlastiti financijski kapacitet za provedbu projekta. Valjalo bi identificirati koliko minimalno odnosno maksimalno sredstava se može tražiti na natječaju, a koliko sredstava od ukupnih prihvatljivih troškova se mora sufinancirati. Ova informacija je nepotpuna ukoliko uz se ove standardne uvjete natječaja ujedno ne obrati pozornost na dinamiku plaćanja u provedbi. U tom smislu možda postoje avansi od 80% ili avans uopće ne postoji pa je potrebno vlastito financiranje, a EU sredstva dolaze kao povrat mjesecima nakon što su pojedini troškovi plaćeni.
Postoji niz elemenata koje pravna osoba mora zadovoljavati da bi mogla sudjelovati u dobivanju sredstava iz europskih fondova. Postoje uvjeti za automatsko odbacivanje ponuditelja koji su dijelom svakog natječaja i postoje također različiti specifični uvjeti koji se raspisuju pojedinim natječajem. Redovito se odnose na vrste organizacija koje se smiju javiti na natječaj, zatim država sjedišta, a ponekad se definiraju i drugi uvjeti, primjerice starost organizacije, mogućnost dokazivanja solventnosti itd. Često je uvjet koji vrijedi za tvrtke također da su u skladu s uvjetima javnih potpora odnosno da iznos koji traže ne premašuje zakonski iznos definiran kao maksimum javnih potpora koje kogu primiti u određenom vremenskom periodu (3 godine).
Natječaji ponekad imaju definirane minimalne i maksimalne iznose EU sredstava koje je moguće tražiti. Primjerice natječaj definira da je moguće tražiti od 50.000 do 200.000 eura sredstava. Ovi rasponi su dani s razlogom i sama mogućnost natječaja da se traži maksimalno ne znači da se uvijek treba i tražiti toliki iznos. Pri procjeni iznosa sredstava, prijavitelj projekta uvijek treba imati na umu stvarne troškove projekta koje će izraziti u detaljnom proračunu. Proračun mora biti sastavljen s realnim cijenama i u granicama mogućnosti ostalih uvjeta natječaja, primjerice relativno ograničenje iznosa nabave opreme u ukupnom proračunu. Koliko sredstava će se tražiti projektom također ovisi i namjeri da se u isto vrijeme prijave i drug projekti ili o onima koji se već provode. Kada se planira koliko ukupno projekata će se prijavljivati, postoji cijeli niz elemenata koje prijavitelj mora uzeti u obzir, a to su trajanje projekta, vlastiti ljudski kapaciteti za provedbu, financijski kapaciteti za sufinanciranje i premošćivanje tijeka sredstava itd.
Izrazito je rijetka pojava da se na EU natječaju može dobiti 100% sredstava za financiranje troškova projekta. Obično se udjeli sufinanciranja kreću od 50% do 90%. Također, natječaji uobičajeno definiraju raspon sufinanciranja koje prijavitelj može odabrati, što također ne znači da prijavitelj nužno treba odabrati minimalno sufinanciranje. Iako rijetko pri ocjenjivanju pristiglih projektnih prijedloga odbori za ocjenjivanje dodjeljuju više bodova projektima koji nude više sufinanciranja, svejedno se pri odabiru udjela sufinanciranja treba promisliti. Primjerice ukoliko je prijavitelj (i/ili partneri) javna institucija, onda se plaće djelatnika koji su uključeni u provedbu projekata mogu samo smatrati sufinanciranjem, a ne i dodatnim novčanim prinosom. Tada je moguće da udjel sufinanciranja poraste zbog same činjenice da će projekt provesti interni ljudski resursi odnosno djelatnici zaposleni u javnim institucijama.
Sufinanciranje projekta ponekad je definirano u iznosu sredstava koje treba dodati na račun od projekta, ali je uobičajeno da se sufinanciranje mogže ostvariti kroz iznose plaća djelatnika uključenih u provedbu projekta, što svakako moraju raditi javne institucije, no i druge vrste organizacija, poput udruga i tvrtki, također se mogu služiti ovom metodom sufinanciranja.
Svaki natječaj može imati specifične uvjete plaćanja sredstava tokom provedbe projekta. U pretpristunom razdoblju uobičajeno su isti uvjeti u programu IPA, no u programima Unije moguće je naići na vrlo različite uvjete plaćanja. Stoga je izrazito važno informirati se o tijekovima plaćanja, pogotovo zato jer isti redovito nisu dovoljno jasno izraženi u samom tekstu natječaja (poziva za dostavu projektnih prijedloga). Tijekovi su definirani ugovorom, točnije općim uvjetima ugovora koji su u većini slučajeva objavljeni zajedno s natječajem. U skladu s navedenim, treba utvrditi vlastiti kapacitete za premošćivanje tijeka sredstava u periodu projekta kada EU fond nije dostupan.
[wpfilebase tag=file id=35 tpl=simple /]
