Kako pripremiti Obavijest o objavi natječaja (Procurement notice)

Procurement Notice ili Obavijest o objavi natječaja je jedan od elemenata natječajne dokumentacije projekata financiranih EU sredstvima. Obaveza objavljivanja natječaja je posebice vezana uz međunarodni i lokalni otvoreni natječaj. Objava natječaja sadrži elemente natječaja, odnosno daje osnovne informacije o samom natječaju te se može smatrati „osobnom iskaznicom“ pojedinog natječaja.

Elementi objave su sljedeći:

1. Naziv natječaja (engl. Contract title) – određuje ga sam korisnik
2. Referentni (jedinstveni) broj natječaja (engl. Publication reference) – za međunarodni natječaj određuje ga tijelo odgovorno za objavu tj. odgovarajuće službe u Europskoj komisiji; za ostale vrste natječaja određuje ga ugovorno tijelo
3. Vrsta procedure (engl. Procedure) – određuje se prema maksimalnim iznosima natječaja
4. Program (engl. Programme) – upisuje se program unutar kojeg se financira projekt
5. Financiranje (engl. Financing) – upisuje se proračunska linija iz koje će se financirati projekt
6. Ugovorno tijelo (engl. Contracting Authority) – upisuje se naziv ugovornog tijela nadležno za provedbu natječaja i naknadno potpisivanje ugovora
7. Vrsta ugovora (engl. Nature of contract) – ovaj dio se nalazi samo kod objave natječaja o nabavi usluga i svodi se na izbor između općeg iznosa ugovora bez daljnje podjele proračuna (engl. global-price) i ugovora na bazi izračuna naknada stručnjaka (engl. fee-based).
8. Opis projekta (engl. Description of the Contract) – u 10 rečenica potrebno je dati krati opis samog projekta – što se nabavlja, za koga i s kojim krajnjim ciljem
9. Broj i nazivi cjelina (engl. Number and titles of lots) – neki natječaji mogu biti podijeljeni u više „logičkih“ cjelina. Jedna cjelina bi trebala sadržavati sve dijelove opreme koja spada u istu skupinu (npr. svi dijelovi IT opreme, kao što su stolna računala, monitori i pisači, bit će stavljeni u istu cjelinu; isto vrijedi za namještaj, npr. stolove, stolice i ormare koji predstavljaju sljedeću cjelinu; Ovo se većinom odnosi na nabavu roba i radova dok se kod nabave usluga ova podjela najčešće ne primjenjuje.
10. Maksimalni iznos natječaja (engl. Budget) – kod natječaja o nabavi usluga moguće je objaviti maksimalni dostupni iznos za objavljeni natječaj. Kod natječaja o nabavi opreme ili radova ovaj se iznos ne navodi.
11. Dodatne usluge (engl. Scope of additional services) – definira mogućnost produljenja trajanja ugovora ili proširenja opsega ugovorenih aktivnosti kod natječaja o nabavi usluga.
12. Pravilo prihvatljivosti i porijekla (engl. Eligibility and rules of origin) – definira prihvatljivost ponuditelja u smislu teritorija u kojemu je registrirano sjedište natjecatelja odnosno prihvatljivost porijekla opreme koja se nabavlja. Najčešće je definirano da je natječaj otvoren svim pravnim i fizičkim osobama, pod jednakim uvjetima, iz EU 27 + EEA/zemlje kandidatkinje/ili zemlje korisnice IPA programa. Isto pravilo vrijedi i za porijeklo robe.
13. Osnove za odbacivanje ponuditelja (engl. Grounds for exclusion) – razlozi za automatskim odbacivanjem ponuditelja gdje ponuditelj mora biti isključen iz natječajne procedure ako je bankrotirao; ako mu je poslovanje predmetom sudskog postupka; ako je osuđen zbog zakonskog prekršaja, ako nije ispunio obvezu plaćanja davanja/poreza; ukoliko postoji sukob interesa; ukoliko je natjecatelj pružio lažne podatke ili nije dostavio sve dokaze.
14. Broj ponuda (engl. Number of tenders / Number of applications) – definira se broj ponuda koje pojedini ponuditelj može dostaviti. Najčešće je stavljeno ograničenje da jedan ponuditelj može dostaviti samo jednu ponudu.
15. Podugovaranje (engl. Sub-contracting) – kod natječaja je moguće definirati maksimalni iznos (u postotku) koji pojedini ponuditelj može podugovoriti, odnosno definirati aktivnosti koje ne mora obaviti sam nego može prenijeti na treću stranu.
16. Garancija ponude (engl. Tender guarantee) – definira se iznos garancije ponude (uobičajeno 1-2% iznosa natječaja) koja se može aktivirati ako ponuditelj ne izvrši sve uvjete natječaja. Ova garancija je obavezna samo za međunarodne natječaje.
17. Izvedbena garancija (engl. Performance guarantee) – definira se iznos garancije unutar uobičajenih 5 do 10% iznosa natječaja. Ova garancija se može aktivirati tijekom provedbe ugovora ukoliko ugovaratelj ne izvršava aktivnosti na vrijeme.
18. Valjanost ponude (engl. Tender validity) – propisuje rok u kojem ponuda mora ostati valjana.
19. Trajanje provedbe (engl. Period of implementation of tasks / Initial period of implementation of tasks) – definira vrijeme provedbe svih aktivnosti po ugovoru.
20. Kriteriji odabira (engl. Selection criteria) – postoje tri osnovne vrste kriterija za odabir ponuditelja:
    1. Ekonomski i financijski kriterij – definira uvjete financijskog poslovanja potencijalnog ponuditelja / konzorcija
    2. Profesionalni (administrativni) kriterij – definira stručnost ponuditelja u traženom predmetu nabave dokazima o stručnim kvalifikacijama njegovih zaposlenika za određeno područje nabave ili brojem zaposlenih u određenom području
    3. Tehnički kriterij – definira iskustvo ponuditelja na istim ili sličnim projektima.
21. Kriterij dodjele (engl. Award criteria) – postavlja osnovu po kojoj će ugovor biti dodijeljen. Kod ugovora o uslugama taj kriterij je najčešće omjer kvalitete i cijene dok je kod ugovora o nabavi opreme i radova najčešće samo najniža cijena.
22. Kako nabaviti natječajnu dokumentaciju (engl. How to obtain tender documentation) – daje kratki pregled gdje se može nabaviti natječajna dokumentacija. Kod ugovora o nabavi robe, najčešće se ovdje navode web stranice sa kojih je moguće besplatno skinuti natječajnu dokumentaciju. Kod ugovora o radovima ovdje se najčešće navodi adresa institucije gdje je moguće podići natječajnu dokumentaciju nakon dostave dokaza o uplati za istu. Kod ugovora o uslugama ovaj dio nije primjenjiv jer se postupak ugovaranja provodi po drugim pravilima. Unutar ovog dijela objave natječaja definiraju se i rokovi te način na koji potencijalni ponuditelji mogu postavljati pitanja te rok do kada i gdje će ugovorno tijelo dati odgovore na ista.
23. Rok za dostavu ponuda (engl. Deadline for submission of tenders) – definira rok do koje sve ponude moraju biti dostavljene na naznačenu adresu.
24. Datum otvaranja ponuda (engl. Tender opening session) – kod natječaja o nabavi opreme otvaranje ponuda je otvoreno za sve one koji su predali ponudu. Zato je u objavi natječaja definirano vrijeme i mjesto javnog otvaranja ponuda. Isto se primjenjuje i na natječaje o radovima. Kod natječaja o nabavi usluga ovaj dio ne postoji u objavi natječaja.
25. Jezik procedure (engl. Language of the procedure) – definira jezik na kojem se proces odvija odnosno na kojem se mora predati ponuda ili odvijati bilo kakva komunikacija.
26. Pravna osnova (engl. Legal basis) – definira regulativu po kojoj se ovaj natječaj može izvršiti. Za pretpristupni program IPA to je primjerice EC Council Regulation No 1085/2006 of 17 July 2006 establishing an Instrument for Pre-Accession Assistance (IPA).

Kod objava natječaja za nabavu usluga, koji se provodi kroz dva dijela (dvostupanjski međunarodni natječaj) postoje i sljedeća polja:

1. Broj ponuditelja koji će biti pozvani u sljedeći krug natječaja (engl. Number of candidates to be shortlisted) – ovaj broj je uvijek između 4 i 8 uz mogućnost smanjenja broja ponuditelja u drugom krugu na manje od 4.
2. Provizorni datum poziva na predaju potpunih ponuda (engl. Provisional date of invitation to tender) – jedino kandidati koji su prošli prvi krug natječaja mogu biti pozvani u drugi krug. Ovaj datum je procjena kada će ugovorno tijelo dovršiti prvi krug natječaja te poslati cjelokupnu dokumentaciju kandidatima u drugom krugu.
3. Provizorni datum početka ugovora (engl. Provisional commencement date of contract) – kako se ugovori o uslugama zasnivaju na radu stručnjaka ovdje je potrebno definirati provizorni datum početka ugovora.

[1] Opći uvjeti ugovora, čl. 32.3: Jamstvene obveze propisane su Posebnim uvjetima i tehničkim specifikacijama. Ako trajanje jamstvenog roka nije određeno, bit će 365 dana. Jamstveni rok počinje teći na dan privremenog preuzimanja te može iznova početi u skladu s člankom 32.3.

[2] Opći uvjeti ugovora, čl. 33: Postprodajna usluga, ako je predviđena ugovorom, pruža se u skladu s detaljima utvrđenim Posebnim uvjetima. Izvođač se obvezuje izvršiti ili dati izvršiti održavanje i popravak robe te osigurati brzu nabavu rezervnih dijelova.

[wpfilebase tag=file id=20 tpl=simple /]