Kada govorimo o detaljnim aktivnostima i njihovoj učinkovitosti, nužno je identificirati i detaljno opisati svaku aktivnost koja se želi poduzeti kako bi se ostvarili rezultati, opravdavajući odabir aktivnosti, navodeći njihov redoslijed i međusobnu povezanost te specificirajući, gdje je primjenjivo, ulogu svakog partnera (ili suradnika ili pod-ugovaratelja). Detaljne aktivnosti valja sagledati prilikom izrade projektnog prijedloga zajedno s njihovom vremenskom i troškovnom stranom.
Uz pretpostavku da je logička matrica projekta već definirana, odnosno da je poznata konstrukcija ciljeva, rezultata i aktivnosti, pojedine aktivnosti treba prikazati u neposrednom odnosu na rezultate. To znači da će aktivnosti koje vode rezultatu 1 biti numerirane 1.1, 1.2 itd., jasno naglašavajući tu vezu. Preporučuje se ponoviti tu vezu u tekstu projektnog prijedloga, neovisno o tome prilaže li se logička matrica s projektnim prijedlogom ili ne.
Svaka aktivnost mora biti pojašnjena na način da je jasna čitatelju koji potencijalno ne poznaje područje koje se opisuje. Aktivnosti uvijek treba prikazati kronološki, specificirajući brojčane rezultate koje će generirati. Izrazito je važno da se iz svake aktivnosti vidi korisnost za ciljnu skupinu, odnosno jasna veza kako pojedini alati i metodologija provedbe aktivnosti doprinose postizanju rezultata koji su od koristi za potrebe ciljnih skupina. Aktivnost mora imati svoju logiku, razlog zašto je odabrana, subjekte koji ju provode, kvantificirane rezultate, definirane metode provedbe, lokaciju, precizirano razdoblje provedbe i trajanje te listu troškova koje generira.
Vremenski dijagram u tom smislu treba izrađivati istovremeno kada i aktivnosti, respektirajući povezanost pojedinih aktivnosti (kao na primjer da završetak jedne aktivnosti uvjetuje početak sljedeće aktivnosti). Što je više ovakvih uvjetovanih veza među aktivnostima, to je rizik nedovoljnog vremena za provedbu aktivnosti veći, što je potrebno i detaljnije obraditi u drugom poglavljima projektnog prijedloga (predviđenima za analizu rizika). Ukoliko vremenski plan pokaže da se aktivnosti ne mogu izvesti do predviđenog kraja projekta, uputno je vratiti se na konstrukciju projekta i logičke matrice i zamijeniti određenu aktivnost nekom drugom koja isto tako može dovesti do istih ciljeva. Ako ovo nije moguće, potrebno je razmisliti o cijepanju projekta na faze ili nekom drugom obliku korekcije.
Proračun projekta idealno se izrađuje paraleleno s razvojem aktivnosti, a ne naknadno, nakon što su aktivnosti već definirane i opisane. Svaka aktivnost koju se upisuje u projektni prijedlog i kojoj se određuje vremenska dimenzija, ima svoju troškovnu stranu, odnosno trošak rada i vanjskih resursa. Ukoliko se na ovaj način troškovi odmah identificiraju, proračun je već izrađen, samo još nije stavljen u traženi format proračuna projektne aplikacije.
Ono što je važno naglasiti u ovom dijelu jest važnost istovremenog identificiranja vanjskih troškova (poput vanjskih usluga, kupnje opreme, troškova putovanja itd.) i troškova rada ljudskih resursa projekta. Trošak rada, odnosno vrijeme koje je potrebno za provedbu pojedinih aktivnosti, treba taksativno popisivati. Kada je lista gotova, valja identificirati profile zaposlenika ili stručnjaka koji navedene poslove mogu izvesti te sukladno tome napraviti raspored poslova i zadataka, što rezultira opisima poslova svakog zaposlenika ili stručnjaka. Pritom se ne smiju zaboraviti horizontalni poslovi, kao što su upravljanje timom, proračunom, komunikacija, izvješćivanje ugovornog tijela itd. Nakon što su u cjelini sagledani svi direktni i indirektni poslovi projekta, nije teško rasporediti zadatke na pojedine funkcije i odrediti im vremenski input (primjerice za posao vođenje projekta zbrojili smo 115 dana zadataka, to je prosjek od 50% radnog vremena osobe na godišnjoj razini).
Na kraju ovih procesa, iz projekta mora biti jasno da su aktivnosti opravdane i neophodne za postizanje ciljeva, da sagledane u odnosu na troškove predstavljaju dodanu vrijednost za ciljne skupine te da se može utvrditi efektivnost troškova u odnosu na rezultate koji će se postići.
Objava natječaja ili poziv za dostavu ponuda ovisi o vrsti postupka koji je definiran iznosom natječaja (primjerice pozivni natječaj, lokalni otvoreni natječaj itd). Ovo je važan datum koji treba planirati vremenskim planom nabave. Osim datuma objave, ključni period koji je potrebno definirati u planu nabave jest rok za dostavu ponuda odnosno trajanje natječaja koje, s obzirom na kompleksnost predmeta nabave ili rokove definirane procedurama, treba biti dovoljno dugo da omogući svim potencijalnim ponuditeljima da dostave ponudu.
[wpfilebase tag=file id=19 tpl=simple /]
