Važnost upravljanja ugovorima u javnoj nabavi
Upravljanje ugovorima u javnoj nabavi temelj je uspješnog ispunjenja javnih potreba uz racionalno korištenje proračunskih sredstava. No, u praksi se javljaju pogreške koje mogu rezultirati kašnjenjima, pravnim komplikacijama i financijskim gubicima. Donosimo pregled sedam najčešćih pogrešaka te prijedloge za njihovo izbjegavanje.
1. Nedovoljno detaljno planiranje
Nedostatak detaljnog planiranja na početku procesa javne nabave često rezultira nejasnim ugovorima, neprecizno definiranim obvezama i ugovornim odredbama. Također, preveliko oslanjanje na generičke ili ponavljajuće ugovorne predloške može dovesti do situacija u kojima odredbe ugovora nisu prilagođene specifičnom predmetu nabave.
Kako bi se izradio ugovor koji uključuje odredbe prilagođene izvršenju pojedinačnog predmeta nabave, potrebno je uložiti dovoljno vremena u pripremu i planiranje, uključujući analizu tržišta i konzultacije sa stručnjacima u javnoj nabavi.
Analizom tržišta i pomnim planiranjem u fazi nabave utvrđuje se što sve može biti povezano uz predmet nabave, poput različitih jamstava, uvjeta izvršenja, rokova kao i mehanizama za prilagodbu nepredviđenim okolnostima, poput inflacije ili promjena na tržištu.
2. Neadekvatna kontrola izvršenja ugovora
Jedna od najčešćih pogrešaka je manjak praćenja i kontrole izvršenja ugovora. Ugovorni odnosi često nisu sustavno nadzirani, što dovodi do kašnjenja, nekvalitetne isporuke ili čak nepotpunog izvršenja ugovora. Primjer: Kod isporuke usluga, nedostatak redovitih nadzora može rezultirati prihvaćanjem usluga lošije kvalitete od dogovorene, što kasnije zahtijeva dodatne troškove za ispravke.
Samim Zakonom o javnoj nabavi, člankom 313. st. 2. propisano je kako je javni naručitelj obvezan kontrolirati je li izvršenje ugovora o javnoj nabavi u skladu s uvjetima određenima u dokumentaciji o nabavi i odabranom ponudom. Temeljem ove odredbe, naručitelji bi trebali predvidjeti ugovorom mehanizme provjere odnosno sustav praćenja izvršenja ugovora uz pomoć npr. modernih alata i softvera.
Naravno, uz postavljanje sustava praćenja izvršenja ugovora, nužno je iedovito provoditi inspekcije i sastanke s izvođačima kako bi se osiguralo ispunjenje dogovorenih uvjeta.
3. Izmjene ugovora bez pravne osnove
Često se događaju izmjene ugovora koje nisu bile predviđene u DON-u, što može dovesti do problema s usklađenošću sa Zakonom o javnoj nabavi i potrebe za raskidom ugovora i novom nabavom. Dodavanje novih radova ili usluga koje nisu predviđene originalnim ugovorom a koje su mogle biti predviđene u fazi raspisivanja nabave kao i smanjenje opsega ugovora odustajanjem naručitelja od pojedinih dijelova ugovora često dovodi do pravnih sporova ili kašnjenja.
Rješenje: osim što bi bilo dobro detaljnije predvidjeti moguće izmjene ugovora u DON-u i jasno definirati uvjete pod kojima se izmjene mogu primijeniti, nužno je zbjegavati izmjene koje značajno mijenjaju opseg ili vrijednost ugovora.
4. Manjak transparentnosti u procesima
Netransparentno vođenje registra ugovora ili kašnjenje u ažuriranju podataka često narušava povjerenje javnosti i otvara prostor za nepravilnosti. Ako registar ugovora nije ažuriran u propisanom roku od šest mjeseci, može doći do pitanja o zakonitosti postupaka.
Važno je osigurati redovito ažuriranje registra ugovora u EOJN-u kako bi podaci bili javno dostupni i transparentni. Dobro bi bilo automatizirati procese unosa podataka kako bi se smanjila mogućnost ljudskih pogrešaka.
5. Oslanjanje na neuobičajeno niske (nerealne) ponude
Naručitelji često biraju ponude s najnižom cijenom odnosno postavljaju pondere ekonomski najpovoljnije ponude na način da se u biti radi o odabiru ponude sa najnižom cijenom, ignorirajući rizike koje takve ponude nose. Neuobičajeno niske cijene za koje je i naručitelj vrlo često svjestan da su nerealno nerijetko dovode do neizvršenja ugovora ili povećanja troškova kroz kasnije izmjene.
Osim što je preporučljivo tijekom postupka pregleda i ocjene ponuda analizirati sve ponude kako bi se osiguralo da su cijene realne i održive te ne zaustavljati se samo na traženju pojašnjenja neuobičajeno niske cijene već na analizi dostavljenih podataka, dodano je nužno rimijeniti detaljne kriterije za odabir ekonomski najpovoljnije ponude a koji u dijelu kvalitete omogućuju stvarnu razliku prilikom odabira .
Kod izvršenja ugovora, kako bi se umanjio rizik od utjecaja neuobičajeno niske cijene na izvršenje, ponovo se ukazuje na nadzor izvršenja te potencijalno primjenu ugovornih kazni.
6. Nepoštivanje rokova za izmjene ili objave
Kašnjenja u objavi informacija ili izmjena ugovora često rezultiraju kaznama i pravnim posljedicama. Zakonski rokovi za obavijesti o izmjenama ugovora su ključni za očuvanje transparentnosti. Neobjavljivanje obavijesti o izmjeni ugovora unutar zakonskog roka od 30 dana može rezultirati kaznama u iznosima od nekoliko tisuća eura.
Rješenje:
• Postaviti automatizirane podsjetnike za sve ključne rokove u sustavima za upravljanje nabavama.
• Osigurati da odgovorne osobe redovito prate rokove i obveze vezane uz objave.
7. Nedovoljna obuka i edukacija osoblja
Zaposlenici koji upravljaju javnim nabavama često nemaju dovoljno znanja o zakonskim odredbama, što povećava rizik od pogrešaka. Nepoznavanje specifičnih članaka Zakona o javnoj nabavi može dovesti do nepravilnosti u cijelom procesu.
Na primjer, primjena članka 293. ZJN 2016 na neodgovarajući način može rezultirati pravnim posljedicama, poput poništenja odluka ili ugovora. Nužno je ulagati u kontinuiranu edukaciju osoblja kroz seminare, radionice i usavršavanja u javnoj nabavi.
Prevencija pogrešaka kao ključ uspjeha
Pogreške u upravljanju ugovorima mogu imati dalekosežne posljedice za naručitelje, izvođače i porezne obveznike. Prevencija je ključ: detaljno planiranje, stroga kontrola i edukacija ključnih aktera osiguravaju transparentnost i pravnu sigurnost. Sustavan pristup, podržan zakonodavnom i tehnološkom infrastrukturom, doprinosi uspješnom upravljanju ugovorima u javnoj nabavi.
Ako želite saznati više o ovoj temi, pridružite nam se na webinaru koji organiziramo 12. prosinca na temu: Upravljanje ugovorima – mogućnosti koje Naručitelji imaju sukladno čl. 314. – 322. ZJN 2016. Aktualna rješenja DKOM-a vezano uz pregled i ocjenu ponuda. Postupanja sukladno institutima iz članka 263. i 293. ZJN 2016.
