Posebni uvjeti ugovora koji se primjenjuju na projekte financirane iz EU definiraju postoji li obaveza revizorskog izvješća projekta, a u pravilu to ovisi o veličini i kompleksnosti projekta. Važno je pri pripremi projekta obratiti pažnju na (ne)postojanje obveze revizijskog izvješća kako bi se pravovremena uvrstila u troškovnik projekta.

Kada ona postoji, revizorsko izvješće projekta treba sadržavati:

  • jamstvo da su izdaci plaćeni u razdoblju prihvatljivosti
  • da se izdaci odnose na stavke odobrene Ugovorom o dodjelu bespovratnih sredstava
  • da su se poštivale ugovorne odredbe
  • da je sve navedeno dokazivo odgovarajućom dokumentacijom i računovodstvenim sustavom bilježenja podataka

Ključan cilj revizorskog izvješća je dokazivanje namjenskog trošenja sredstava bez kojih se ne bi mogli ostvariti rezultati projekta.

Što sve revizor provjerava?

Za vrijeme provjere revizor će se služiti:

  • evidencijama iz računovodstvenog sustava korisnika (glavna knjiga, analitičke evidencije, evidencije dugotrajne/kratkotrajne imovine, dnevnici knjiženja itd.)
  • dokumentacijom postupaka javne nabave
  • sklopljenim ugovorima i narudžbenicama vezanima uz projekt
  • dokazima o pruženim uslugama poput izvješća, priručnika, evidencije radnog vremena, liste sudionika, prezentacije ili certifikati ukoliko se radilo o edukacijama ili konferencijama
  • dokazima o primitku robe
  • dokazima o završetku radova
  • dokazima o kupnji
  • dokazima o plaćanju
  • dokazima o plaćanju poreza i/ili PDV-a
  • dokazima o putovanju
  • evidencijama zaposlenika, platnim listama, ugovorima o radu itd.

Uobičajeno je da revizija projekta započinje upoznavanjem s projektom i projektnom dokumentacijom, te se kontrolira jesu li sredstva utrošena namjenski sukladno proračunu projekta. Važno je da su sredstva utrošena u vrijeme prihvatljivosti izdataka, ali i da su usklađena s odredbama ugovora o nabavi (ukoliko je primjenjivo). Iako je uobičajeno razdoblje prihvatljivosti projekta za vrijeme trajanja projekta, iznimka su troškovi vanjske evaluacije i revizije koji su prihvatljivi i nakon što projekt  završi. Troškovi u EU projektu moraju biti stvarni, prihvatljivi, potkrijepljeni računima u skladu s općim računovodstvenim načelima te izvršenim plaćanjima prema dobavljačima u skladu s relevantnim propisima.

Revizor će također provjeriti cjelokupnu dokumentaciju na temelju koje su sastavljena financijska izvješća projekta, te provjera usklađenost s proračunom u smislu kontrole pravilne klasifikacije proračunske stavke, ocjene realnosti troška te objektivnost financijskih izvješća projekata. Navedeno rezultira revizorskim izvješćem s mišljenjem revizora.

Nepravilnosti u provedbi projekata su svi oni postupci koji se protive pravnim regulativama Europske unije, nacionalnom zakonodavstvu te odredbama iz Općih ili Posebnih uvjeta Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava. Nepravilnosti mogu biti namjerne (primjerice prijevare koje su kaznena djela) i nenamjerne. Korisnici koji su počinili značajne pogreške, nepravilnosti i prijevaru mogu biti isključeni iz svih ugovora koje financira EU najviše pet godina od kada je takvo djelo potvrđeno sudskim postupkom. Rok se može produljiti do 10 godina u slučaju ponovljenog počinjenja unutar razdoblja od 5 godina od dana kada je takvo počinjenje utvrđeno u sudskom postupku s Korisnikom.

Obveza korisnika ugovora je upoznati se sa svim sastavnim dijelovima Ugovora te njihove odredbe primjenjivati u provedbi projekta. Potpisom Ugovora korisnik potvrđuje da je primio na znanje sve odredbe i uvjete koji se odnose na provedbu projekata iz strukturnih fondova te da je s njima suglasan i da se navedeno odnosi i na partnere u projektu (ako postoje te se obveze partnera da se pridržavaju istih pravila regulira potpisivanjem Sporazuma o partnerstvu).

Korisnik prema Općim uvjetima mora omogućiti nadležnim tijelima kao što su posrednička tijela, upravljačko tijelo, tijelo za ovjeravanje, tijelo za reviziju, Europskoj komisiji, Uredu Europske komisije za suzbijanje prijevara (OLAF), Europskom revizorskom sudu (ERS) i bilo kojim drugim revizorima ili vanjskim osobama ovlaštenih od provedbenog tijela provođenje potrebnih provjera pregledavanjem dokumenata, pravljenjem preslika tih dokumenata ili vršenjem provjera na licu mjesta (s ili bez prethodne najave), praćenje provedbe projekta i vršenje postupka pune revizije, ako je potrebno, na temelju popratnih dokumenata za račune, računovodstvene dokumentacije i bilo kojih drugih dokumenata relevantnih za financiranje projekta. Postupci se mogu provoditi do 5 godina nakon zatvaranja operativnog programa pod kojim se projekt sufinancira, osim ako u Posebnim uvjetima Ugovora nije drugačije određeno.