Nakon što su detaljne aktivnosti projekta jasno identificirane logičkom matricom i detaljno opisane u projektnom prijedlogu, a prije negoli se prijavitelj projekta uistinu konačno odluči da li će sve ove aktivnosti stvarno predložiti projektom, potrebno je napraviti analizu rizika svih pojedinačnih aktivnosti.
Rizici i pretpostavke dvije su strane ogledala, gdje su pretpostavke pozitivne okolnosti koje očekujemo da se dogode kako bi pospješile izvedbu aktivnosti, dok su rizici negativne okolnosti koje mogu nastupiti. Rizike prvo treba identificirati, i to na nivou svake aktivnosti. Rizike je nemoguće eliminirati, rizike nakon identifikacije treba rasporediti u kategorije unutarnjih i vanjskih rizika s obzirom na mogućnost utjecaja. Unutarnji rizici su oni koji su nam poznati i na koje možemo na neki način utjecati odnosno upravljati njima, primjerice kvaliteta naše dokumentacije, interes projektnih ciljnih skupina ili odabir podugovaratelja. Vanjski rizici su oni nad kojima nemamo moć upravljati, ali koji nam moraju biti poznati, primjerice politička klima, izmjene regulative ili vremenski uvjeti.
Nakon što smo rizike na nivou svake aktivnosti identificirali, potrebno je svaki rizik procijeniti. Procjenjivanje rizika moguće je napraviti na niz načina, no možda najčešće i najjednostavnije u praksi, radi se na nivou vjerojatnosti rizika i količine utjecaja koji može proizvesti. Za svaki rizik pitamo se kolika je vjerojatnost da će rizik i nastupiti. Nakon toga se pitamo, ako rizik stvarno nastupi, koliki će (negativni) utjecaj imati na izvedivost aktivnosti. Procjene možemo vrednovati ocjenom od 1 do 5 (1 za najmanji, 5 za najveći stupanj).
Primjerice, za aktivnost finalne konferencije projekta, identificirani rizik jest manjak interesa ciljne skupine koji uzrokuje nedovoljnu posjećenost konferencije i time njen neuspjeh. Vjerojatnost nastupa ovog rizika procjenimo u datoj situaciji sa 2, jer vjerujemo da možemo utjecati na povećanje interesa. Ako se rizik dogodi, utjecaj procjenjujemo primjerice sa 4, jer ako stvarno nemamo ni blizu onoliko polaznika konferencije, tada nam to na razmjeran način može negativno utjecati na postizanje rezultata projekta.
Ono što je važno izvući kao zaključak ove procjene vjerojatnosti i utjecaja je da se te vrijednosti u praksi množe. Vjerojatnost puta utjecaj daje nam zapravo procjenu količine pozornosti koju imamo uložiti u upravljanje tim rizikom. U našem primjeru imamo 2*4 = 8. S obzirom da skala vrijednosti pozornosti rizika prema umnošcima ide logično od 1 do 25, možemo reći da su rizici ispod vrijednoti 5 manji, iznad 20 preveliki, a oni između 6 i 19 prosječno veliki. Male rizike uobičajeno ne stavljamo u projektni prijedlog. Ove jako velike rizike uzimamo u obzir vrlo ozbiljno i razmislimo o tome da li nam je aktivnost uopće izvediva, nije li prerizično imati ju u projektu i možemo li na neki drugi način postići željeni cilj. Srednje procijenjene rizike obično pišemo u projektni prijedlog i razmatramo preventivne i korektivne mjere koje koje možemo/moramo poduzeti da bi upravljali rizicima. Moramo naglasiti da nam procjena rizika ne daje stopostotnu sigurnost izvedivosti, već samo smanjuje razinu mogućeg neuspjeha. Dobra analiza rizika uključuje razmatranje mnogih vrsta rizika, od fizičkih, okolišnih, političkih, do gospodarskih i socijalnih.
Sljedeći korak, nakon što smo identificirali relevantno velike rizike, potrebno je pripremiti plan prevencije i planove za nastup rizika odnosno tzv. „plan B“. Plan prevencije sadrži one mjere koje možemo identificirati, a kojima ćemo nastojati učiniti da do nastupa rizika ne dođe. Na primjeru konferencije, prevencija može biti 4 puta veći broj poslanih poziva negoli očekujemo broj polaznika, pojačana medijska pozornost konferencije, održavanje sastanaka s predstavnicima željenih skupina na konferenciji koji će nam izaći u susret s osiguranjem dovoljnog broja svojih kolega itd. Ključno je sada vratiti se na projekt i ove mjere prevencije ugraditi u aktivnosti. Plan korekcije trebao bi sadržavati one mjere koje se mogu poduzeti ukoliko rizik ipak nastupi. Ukoliko ne ostvarimo dovoljan broj polaznika možda možemo održati konferenciju još jednom ili napraviti neke druge oblike komunikacije naših rezultata tim skupinama itd. Analiza rizika u fazi izrade projekta poželjno je jedna od tema prvog sastanka tima na početku provedbe projekta, kako bi se osiguralo upravljanje i uspjeh projekta.
[wpfilebase tag=file id=18 tpl=simple /]
